Os 20 melhores aplicativos de produtividade para você gerir seu tempo

Ter aplicativos de produtividade, seja na organização das nossas vidas pessoais ou profissionais é uma ótima maneira de manter tudo no seu devido lugar e cumprir com prazos.

Você tem diversos aplicativos no seu celular que, provavelmente, só servem para te estimular a passar horas e horas neles, sem uma função específica, não é? Que tal trocar o espaço — e o tempo — que eles tomam por aplicativos que irão, definitivamente, impactar positivamente a sua rotina?

Pensando nisso, nós separamos os 20 melhores e mais relevantes aplicativos de produtividade que irão facilitar o seu dia a dia, tanto em casa, quanto no trabalho.

Siga a leitura e descubra!

O que são os aplicativos de produtividade?

Aplicativos de produtividade são, em suma, plataformas que te ajudam a ser mais produtivo.

Eles são responsáveis por te auxiliar a se organizar, estabelecer objetivos, te ajudar a cumprir prazos e até mesmo te impedir de ficar horas e horas acessando as redes sociais!

Como os aplicativos de produtividade podem ajudar na sua rotina?

Nossa vida é extremamente corrida por aqui na Redação XP, e nós podemos apostar que a sua, aí do outro lado da tela, também é. Além disso, no Brasil, um indivíduo passa cerca de 5,4 horas por dia em frente ao celular, segundo dados de 2021.

Quando a perspectiva considerada é a do computador, nós passamos quase 5 horas diárias navegando. Assim, o relatório afirma que o Brasil ocupa a segunda posição global dentre os países que usam computadores.

Isso, aliado a vida cheia de compromissos, prazos e responsabilidades, brasileiros, mais do que nunca, precisam de auxílio para manter a vida em ordem, e é aí que os aplicativos de produtividade entram: eles ajudam na organização e eficiência dos indivíduos.

Top 20 aplicativos de produtividade

Você pode até preferir o uso do papel e caneta, mas nós podemos te garantir que a tecnologia pode ser uma aliada imbatível quando o assunto é gerenciamento de tarefas e equipes.

Além disso, a maioria dos aplicativos de produtividade são absurdamente intuitivos, o que te auxiliará muito na hora de usá-los e no seu processo de adaptação.

Vamos conhecer os 20 aplicativos que separamos? Siga a leitura!

Aplicativos de produtividade pessoal 

Iniciando com aplicativos direcionados para a produtividade pessoal, encontramos:

Google Agenda

Ele também pode ser conhecido como Google Calendar e é uma ferramenta ótima para visualização de compromissos importantes do Gmail, como shows, reservas, hotéis, voos e reuniões.

Cada compromisso, evento ou até mesmo tarefa pode ser personalizado com cores diferentes e você pode adicionar lembretes com horários e dias específicos.

Ele é gratuito, compatível com as outras agendas do seu celular e está disponível em Android e iOS.

12min

Ideal para o ócio produtivo, o 12min é um aplicativo que lê, analisa e sintetiza vídeos de não-ficção em um áudio ou texto de 12 minutos.

Em suma, a ideia principal é manter pessoas que são muito ocupadas aprendendo constantemente durante apenas 12 minutos e ajudar na escolha do próximo livro que as mesmas lerão. Além disso, são mais de 2.500 obras em português, espanhol e inglês.

Para os não-assinantes, é possível ouvir uma resenha por dia gratuitamente. Para os assinantes, o acesso é ilimitado. Os planos são: individual anual, de R$ 299,99 e o plano para empresas que funciona a partir de 10 usuários e o aplicativo está disponível em Android e iOS.

RescueTime

O RescueTime analisa quais são os aplicativos e sites que mais consomem o seu tempo. A partir daí, você conseguirá compreender quais são as atividades que demandam mais do seu tempo, assim, você poderá se organizar melhor e melhorar a sua gestão do tempo.

O aplicativo funciona em macOS e Windows.

Notion

Você provavelmente já ouviu falar nesta belezinha!

O Notion é um aplicativo que visa melhorar a organização de tarefas e atividades, podendo ser usado tanto profissionalmente, como pessoalmente. Além disso, para você que gosta, é possível fazer a customização da interface, criar intervalos, etc. Enfim, deixar tudo 100% a sua cara e funcional.

O aplicativo está disponível em Android e iOS, além de também funcionar na versão web para os sistemas Windows e macOS.

Ademais, o Notion tem dois tipos de planos:

• Personal Pro: US$5 mensais;
• Team: US$ 10 por mês.

Pocket

O Pocket é um aplicativo de produtividade essencial para aquelas pessoas que querem ler e assistir todos os vídeos e artigos que acabam encontrando durante o horário de trabalho e estudo!

Ele, em suma, tem função parecida como um aplicativo de favoritos: nele você consegue salvar todo tipo de conteúdo online que você deseja e acessar tudo depois, assim, você se distrai menos e consegue ser mais produtivo.

Disponível em Android e iOS, o Pocket também pode ser utilizado na maioria dos navegadores.

Google Drive

O Google Drive, que você provavelmente já conhece, precisa ser citado nesta lista. Ele é ótimo no que toca a facilitação do acesso, upload e download de arquivos em qualquer lugar, seguindo o conceito de cloud computing.

Com ele, você consegue guardar as suas memórias (como fotos, vídeos, desenhos e afins) na nuvem, com 15 GB de armazenamento gratuito utilizando uma conta Google.

Caso você precise de mais armazenamento, você pode assinar um dos planos do Google One:

• Básico: R$ 6,99 mensal, com 100 GB;
• Padrão: R$ 9,99 por mês, com 200 GB;
• Premium: R$ 34,99 mensais, com 2 TB.

O aplicativo está disponível para Android e iOS.

If This Than That

Conhecido também por IFTTT, ou “se isso, então aquilo” em português, o If This Than That é um aplicativo de produtividade que faz com que outros aplicativos trabalhem de maneira autônoma.

Como assim? Simples: você condiciona o aplicativo a fazer uma ação, caso outra seja tomada.

Exemplo: se te marcarem numa foto no Instagram, ela será, automaticamente, salva no Google Drive. Incrível, não é?

A versão gratuita do aplicativo permite até 5 Applets, que são esses condicionamentos feitos. No entanto, existem duas versões pagas:

• PRO: R$ 24 mensais e 20 Applets;
• PRO +: R$ 48 mensais e Applets ilimitados.

O aplicativo está disponível para Android e iOS.

Leia também: <Síndrome do Impostor: o que é quais os sintomas/>

Any.do

O Any.do é um dos aplicativos de produtividade mais amados para aqueles indivíduos que gostam de organizar todos os detalhes da vida pessoal.

Ele, em suma, te permite criar várias listas de todos os tipos, além de agendar compromissos e colocar lembretes e notificações nos mesmos, assim, você não perde nada de vista!

Ademais, pode ser utilizado através de uma extensão do Chrome ou pelo celular, através do iOS ou Android.

Freedom

Responsável pela diminuição das distrações que você pode ter durante o horário de trabalho e/ou estudo, o Freedom te ajuda a manter controle sobre o seu tempo e focar 100% no que é importante para que você se mantenha produtivo.

O aplicativo está disponível em inglês para iOS e Android e tem uma usabilidade ótima.

<Leia também: Desenvolver aplicativo Android: passo a passo/>

Noisili

Esse é um daqueles aplicativos de produtividade essenciais para as pessoas que ficam mais concentradas enquanto ouvem alguns sons.

O Noisili te disponibiliza vários tipos de áudio para ouvir quando precisa se concentrar. As opções vão desde o som das ondas do mar até o barulho de uma fogueira queimando.

Aplicativos de produtividade no trabalho

Agora, iremos focar em aplicativos de produtividade que irão te auxiliar no trabalho. Preparado? Vamos lá!

Abby Fine Reader

Focado em digitação, o Abby Fine Reader é um programa de digitação que auxilia, diretamente, pequenas empresas que não querem investir alto em softwares especializados, mas precisam digitalizar documentos.

Você pode testar o aplicativo antes de realizar a compra e ele conta com planos pagos para uso profissional que chegam até US$ 165.

Bitrix24

É direcionado para unificação da sua empresa, funcionando como uma intranet social.

O Bitrix24 aprimora a troca de informações e comunicações internas além de ter, disponível, as mais diversas ferramentas para auxiliar os colaboradores no que diz respeito a produtividade e organização.

Forest

Muito popular nas redes sociais, o Forest é um daqueles aplicativos de produtividade focados em pessoas que desejam evitar distrações.

O mais legal desse aplicativo é que o incentivo a cumprir a sua meta de tempo fora do celular é, por sua vez, uma árvore! Caso você consiga bater a meta, ela crescerá; caso não, ela morrerá.

Quem quer deixar uma árvore morrer, né?

Toggl Track

Em suma, o Toggl Track é um rastreador de tempo!

Ele, por sua vez, tem inúmeros benefícios: gratuito para uso individual, tem interface simples e intuitiva e ainda consegue sincronizar dados entre smartphone e desktop!

Com o Toggl você pode, inclusive, usar um cronômetro pomodoro para facilitar a sua vida, além de poder adicionar lembretes a cada tarefa.

Evernote

Quando o assunto é tomar notas de forma tecnológica e fora do papel, o Evernote é, definitivamente, o queridinho mais desejado.

A fama do Evernote vem pelos seus enormes benefícios: sincronização entre os dispositivos do usuário, criação de listas de tarefas e organização dos mais diferentes tipos de informação.

O aplicativo tem as seguintes versões:

• Gratuita: 60 MB de uploads mensais e duas dispositivos sincronizados;
• Personal: R$ 25,90 por mês e 10 GB de uploads mensais;
• Professional: R$ 32,90 e 20 GB de uploads mensais.

Todoist

O Todoist é uma plataforma de organização de tarefas tanto pessoais, quanto de trabalho extremamente completa.

Com ele você pode organizar prazos e lembretes, além de destacar níveis de prioridade para cada uma das demandas e ter integração com mais de 60 aplicativos como Alexa, IFTTT, Slack, Amazon e Dropbox.

Slack

O Slack é um workspace que junta colaboração e comunicação, te permite gerar relatórios e iniciar chamadas de voz, além de ter integração com aplicativos como Salesforce, Dropbox, Asana e Twitter, por exemplo.

Existe uma opção gratuita, mas as gratuitas são:

• Pro: R$ 4 por usuário mensal;
• Business+: R$ 7,50 por usuário mensal;
• Enterprise Grid: suporta até 500 mil funcionários.

Asana

O Asana é uma ótima ferramenta quando o assunto é organização e monitoramento de fluxos de trabalho tanto individuais quanto em equipes.

Na plataforma, cada tarefa ou projeto recebe níveis de prioridade e fica sob responsabilidade de um integrante específico ou de uma equipe como um todo.

Os planos do Asana são:

• Basic: gratuito para equipes de até 15 pessoas;
• Premium: R$ 70, por usuário mensalmente, com mais funções;
• Business: R$ 160, também por usuário mensal, e é para empresas que necessitam do gerenciamento de múltiplas equipes.

<Leia também: Síndrome de Burnout: o que é e como tratar/>

Trello

Esse cara você com certeza conhece.

O Trello pode ser usado em desktop, sincronizado com dispositivos portáteis ou apenas no segundo citado.

Além disso, com ele, é possível criar fluxos de trabalho, o que facilita a visualização da equipe, que tem uma ótima perspectiva de todos os projetos.

O Trello é gratuito, mas existem as seguintes opções pagas:

• Standart: US$ 5 por usuário mensal;
• Premium: US$ 10 por usuário mensal;
• Enterprise: US$ 17,50 por usuário mensal – mínimo de 25 usuários.

Calendly

O Calendly é um aplicativo de produtividade feito para pessoas que precisam de uma melhor maneira para agendar as suas reuniões.

Com essa plataforma, você envia o seu link do Calendly e a pessoa, em suma, escolhe o melhor horário para escolher dentro dos disponíveis na sua agenda. Assim que a pessoa faz isso, como ele é integrado com a sua agenda ou com o Google Agenda, você logo tem, no seu celular, a reunião marcada e com lembretes, logo, você não esquece.

Os planos do Calendly são:

• Básico: gratuito e tem conexão com uma agenda;
• Essentials: R$ 10 por mês e permite duas agendas;
• Professional: R$ 15 por mês e permite seis;
• Equipes: R$ 20 mensais e facilita a atribuição de diversas reuniões a diferentes membros da mesma equipe.

<Leia também: Melhore o seu desempenho profissional em 11 passos/>

Quais os benefícios de melhorar a sua produtividade?

Alguns nos chamam mais atenção. São eles:

• Melhora no desempenho: quando você evita distrações demoradas e foca mais no que realmente precisa entregar, é provável que os seus resultados cresçam;
• Prazos respeitados: muitas vezes, a não entrega das demandas na data determinada pode ser relacionada a desorganização do tempo, que leva a diminuição da produtividade de um indivíduo;
• Aumento de confiança: com desempenho melhor e entrega das demandas no prazo, é possível que o profissional ganhe a sensação de grande realização, o que impacta diretamente não só no indivíduo, mas na equipe inteira;
• Redução do estresse: imagine uma pilha de trabalhos a serem feitas quando, de repente, chegam mais e-mails com mais demandas. É muito claro que o profissional vai se estressar e se desmotivar. Com gestão do tempo e produtividade, essas pilhas não estariam presentes ali, logo, o indivíduo não passaria pela situação de estresse.

Dicas para melhorar a sua produtividade pessoal e profissional

Em suma, seguem 4 dicas que te ajudarão muito!

1. Pare com essa ideia de ser multitarefas: manter ações como esta no seu dia a dia não é produtivo. Foque totalmente nas suas tarefas e trabalhe nelas de maneira individual, do mais importante ao menos importante, assim você será mais eficiente em cada uma das demandas;
2. Descubra em qual horário você produz mais: após entender em qual momento a sua produtividade aparece, tente distribuir as suas atividades de acordo com ele;
3. Descanse a mente: trabalhar direto e sem pausas não vão te fazer mais eficiente e produtivo, na realidade, o que pode acontecer é exatamente o contrário. Você precisa fazer pausas durante o dia para descansar a mente e aliviar a pressão!
4. Elimine a desordem: ser organizado é essencial para ser produtivo. Por isso, organize o seu espaço de estudos e trabalho! Uma mesa muito bagunçada, por exemplo, pode ser prejudicial a sua capacidade de pensar e se organizar mentalmente, o que afeta diretamente na sua concentração no trabalho.

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