A disciplina Lean UX é uma metodologia (ou filosofia) que tem como premissa resolver problemas de forma enxuta. Ou seja, criar soluções reais, viáveis e que, ao mesmo tempo, tenham um custo baixo e que sejam de aplicação eficiente.
Com estas características, parece que é impossível introduzir a Lean UX em um ambiente corporativo. Certo?
Errado. Neste texto, vamos explicar que não só isso é possível, como também, depois de ler este conteúdo, você vai identificar oportunidades durante o processo que servirão de aprendizado para novos serviços e produtos.
Assim, leia este artigo até o final para aprender o que significa Lean UX e como usar Lean UX em um ambiente corporativo, transformando desafios em oportunidades.
Boa leitura!
Lean UX: o que é?
O Lean UX (abreviação de Lean User Experience, ou em livre tradução Experiência do Usuário Enxuta) é uma mentalidade, cultura e um processo que adota a metodologia agile lean. O objetivo é obter feedback o quanto antes, para ser usado para tomar decisões rápidas.
Por sua vez, a metodologia agile lean, em termos básicos, consiste em melhorar a eficiência eliminando o desperdício. Ao contrário do gerenciamento tradicional de projetos, que determina um plano definido por um gerente de projetos, o agile lean se esforça para reduzir as tarefas e atividades que não fornecem valor real.
Assista ao vídeo abaixo para saber mais sobre a origem do Lean UX:
< Aprenda sobre um dos métodos de testagens que tem um papel importante nas metodologias ágeis: O que é MVP – para que serve e quais os benefícios? />
Em qual contexto a metodologia deve ser implementada?
A primeira coisa que é preciso entender é: receitas não existem. Vivemos em um momento em que temos e-book para tudo, ensinando como fazer de tudo. Conhecimento é sempre bom, mas esperar uma fórmula mágica é perder tempo.
Tudo é interação, em todo o tempo estamos interagindo com pessoas e coisas. Estamos focados em desenvolver melhor a interação com nossos clientes, e nos esquecemos de melhorar as interações internas.
O design de interação é uma disciplina em constante evolução, e é preciso compreendê-lo, a fundo, para oferecer soluções para fora.
Se você deseja aplicar a Lean UX no contexto da empresa em que trabalha, você sabe, melhor do que nós, os desafios que irá enfrentar: resistência, descrença e a velha desculpa, “não temos tempo para parar a equipe”.
Mas, não se preocupe! Ainda neste artigo, daremos dicas que irão ajudar você neste processo de convencimento dos gestores e da equipe na aplicação da metodologia Lean UX.
Questões sobre o contexto de implementação
Esse é um receio muito comum entre as empresas. Muitos gestores (e até liderados) entendem que aplicar a Lean UX significa parar a produção, como se as pessoas fossem deixar de fazer o que estão fazendo para “perder” tempo procurando soluções. Bem, é um receio justo. Essas pessoas têm razão, nenhuma empresa pode perder tempo.
Mais do que procurar aplicar receitas prontas, vindas de fora, de livros, manuais ou daquele profissional que você admira, é importante começar pelo óbvio: entendendo o contexto.
Sim, muitas pessoas que desejam aplicar a UX em seu ambiente de trabalho, sofrem por um motivo simples: elas não começam pelo óbvio. O trabalho da UX é compreender as pessoas e oferecer a melhor experiência para elas. Por que não fazemos o mesmo dentro da nossa realidade?
Assim, outras questões a serem pensadas sobre esse contexto são:
- Estamos entendendo nós mesmos?
- Como trabalhadores, de que forma estamos gerando valor para nossa equipe?
- Estamos trabalhando para gerar valor ou para seguir uma linha de produção?
Lean UX metodologia: realidades e razões para utilizá-la
Cada empresa tem a sua realidade interna, sua cultura, seus valores e sua forma de trabalhar. Tentar impor um case que você viu ali ou acolá, não vai funcionar, porque o que deve ser percebido é: tem aderência para a minha empresa? Vai funcionar com o meu time?
Veja essa situação: em uma reunião de uma consultoria de UX, um representante de software de CRM de uma gigante do setor de tecnologia, durante sua apresentação, estava mais preocupado em apresentar cases de empresas de grande porte, histórias muito bonitas de como seu produto ajudou tal grupo ou tal organização.
Os exemplos eram muito bons, e estas empresas se beneficiaram com a ferramenta e com a metodologia aplicada, mas algo a se considerar é: em qual momento ele vai mostrar a aderência do produto dele para a empresa em questão. Não houve aderência, não teve sentido. Apenas histórias bonitas de uma empresa lá de longe que fez tal coisa.
É neste sentido que é importante o entendimento coletivo. Se uma pessoa tentar impor uma forma de trabalhar, por mais que ela pareça ideal, utilizada em diversas empresas e startups por aí, ainda assim, onde você está, o time em que você trabalha, precisa e tem o direito fundamental de perceber e sentir valor na UX.
Como usar Lean UX na prática?
Abaixo, segue sugestão de como aplicar a Lean UX no seu ambiente de trabalho.
Separamos em 3 tópicos algumas dicas de como podemos desenvolver este exercício em nossos times. Porém, não se prenda a eles. São experiências que compartilhamos aqui e que vêm dando certo, mas, não significa que não possa ser melhorado e atualizado constantemente.
Afinal, tudo muda e é justamente por isso que a Lean UX deve estar presente de dentro para fora, no mínimo.
Antes de começar, tenha em mente que um dos principais desafios que você vai enfrentar é: o convencimento. Persuadir os tomadores de decisão de que é importante melhorar a experiência interna, para que esta seja reverberada para o mercado, não é uma tarefa fácil. Porém, não é impossível.
Assim que você determinar o nível de formalidade, convença os tomadores de decisão a apoiarem seu esforço. Os funcionários internos geralmente encontram obstáculos diferentes dos consultores externos. Os primeiros precisam persuadir, os últimos precisam vender.
(Jim Kalbach, autor do livro Mapeamento de Experiências, p. 83.)
Vamos à prática!
1 – Entender o cenário interno
Um exercício que funciona é: mapear e entender as jornadas de trabalho da equipe. Preste atenção em como os processos são realizados, quais gargalos existem e quais dores são geradas durante o fluxo.
Assim, é possível entender o cenário, criar um mind map de jornadas e perceber os pontos de melhoria. O que muitos chamam de “erros” ou “mal feito”, podemos chamar de “oportunidades”.
Em muitos casos, ao entender a jornada de uma tarefa, é possível identificar um problema e transformá-lo em um fluxo mais inteligente para as pessoas, gerando valor interno que pode servir para o mercado.
O que você vai entregar e apresentar:
- entendimento de como os trabalhos estão sendo desenvolvidos;
- como a equipe está trabalhando; e
- sua percepção de como você pode ajudar a melhorar a experiência das pessoas, ajustando e melhorando o fluxo de atividades.
Dica:
Procure não apontar erros ou falhas. O importante aqui é você demonstrar que você entende e compreende muito bem como o trabalho está sendo realizado, e é com este entendimento que você vai propor melhorias.
Mapeamento das atividades que são desenvolvidas e pontos de melhoria.
2 – Desenhar os fluxos
Com base em todo o entendimento que você tem acerca da equipe que você faz parte, ou da empresa em que trabalha, construa um fluxo atual de como as tarefas são desenvolvidas.
Desenhe o workflow atual da equipe e, neste momento, não aponte melhorias. Apenas apresente as jornadas, para que elas sirvam de material base.
A importância de desenhar estes fluxos é que eles servem de base de conhecimento para que você se aprofunde e entenda melhor as oportunidades.
Uma tarefa que é realizada com 8 ou 10 pessoas pode se transformar em 1 ou 2 passos. É preciso identificar e entender as jornadas e os pontos de interação para perceber o que está funcionando e o que é desperdício.
O que você vai entregar e apresentar:
Demonstrativo de fluxos: um material, no formato que você julgar melhor. Pode ser digital, no papel, pouco importa.
O importante é ter um material entregável que o ajude a se fazer entender. Com ele, você poderá explicar como está estabelecido o fluxo atual de processos internos.
Dica:
Durante este processo, procure ser bem claro e objetivo. Demonstre que você compreende bem como funciona o atual fluxo de tarefas. Imagine-se em uma apresentação, em uma sala com 10 diretores: como você irá convencê-los? Qual o melhor material para o seu momento?
Crie um fluxo das principais tarefas e pontue o que é possível fazer para melhorar a experiência destas etapas.
3 – Estratégias e oportunidades
Você realizou o entendimento do cenário e construiu os fluxos de trabalho. Agora, é hora de identificar as oportunidades de melhorias.
Este é o momento em que você vai mostrar que não se trata apenas de um ajuste aqui ou ali, mas, sim, de melhorar os processos de tal forma, que a equipe será mais produtiva e eficiente em suas entregas.
Com a jornada de tarefas que você desenhou, identifique os pontos que você considera vitais para que este fluxo seja mais eficiente. Para cada ponto identificado, coloque uma ou duas oportunidades que você considera importante para o meio.
Reflita com as seguintes perguntas:
- O que pode ser melhorado?
- Qual ponto está gerando desperdício?
- Em que momento a tarefa está se perdendo?
- Quais oportunidades cada ponto desse pode gerar?
- O que podemos fazer para melhorar?
- Alguma ferramenta pode ajudar?
Assim, com esta percepção, você estará preparado para argumentar e defender as suas ideias sobre como melhorar um processo interno, gerando mais valor e agilidade para a equipe. Com isso, é natural que reverbere para o público, cliente, etc. O importante é fazer.
O que você vai entregar e apresentar:
UX Canvas para processos internos. Pode ser digital, no papel, pouco importa.
O importante é você ter um material entregável que vai lhe ajudar a se fazer entender. Com ele, você poderá explicar como está estabelecido o fluxo atual de processos internos e como você identificou cada ponto de oportunidade.
Pode ser um protótipo digital, no papel, na parede ou no quadro. O importante é você ter algo para se apoiar.
Dica:
Procure mostrar que não são falhas identificadas, mas, sim, pontos de interação que podem ser ajustados.
Procure fazer os envolvidos perceberem que cada etapa é fundamental para que a equipe flua melhor.
Utilize o modelo de canvas para analisar, detectar e propor soluções que possam melhorar a experiência em processos internos. Você pode fazer o download do exemplo aqui.
O que é Lean UX? Conclusão
Estas 3 etapas que sugerimos, como salientado anteriormente, não são nenhuma receita mirabolante e de fácil aplicação. Procure o resultado, não a mágica.
Estas etapas são recomendadas para todo tipo de empresa, seja uma organização com 4 pessoas, seja um grupo com mais de 20 mil pessoas.
É um fato que os processos podem ser sempre melhorados.E a disciplina Lean UX existe justamente para que possamos fazer melhorias de verdade na vida das pessoas, inclusive, dentro da empresa em que você trabalha.
E você? Tem alguma dica ou sugestão sobre Lean UX? Vamos trocar experiências. Deixe seu comentário neste post.
Você também pode se aprofundar em User Experience com os bootcamps da XP Educação em Analista de Marketing Digital, Experiência do Cliente e Sucesso do Cliente. Invista na sua formação, assine agora!
Até a próxima.
