Backlog: o que é e como funciona?

Se você é um Product Owner, Product Manager ou Scrum Master sênior, definitivamente sabe responder à pergunta: backlog, o que é? 

Mas se você está iniciando seu caminho nessas profissões e/ou no ramo das metodologias ágeis, você precisa dominar esse termo.

Antes de iniciarmos a nossa viagem acerca do que é Backlog, você precisa saber que esse termo é, comumente, associado ao segmento de Tecnologia da Informação, já que se refere ao desenvolvimento de algo, seja um produto ou um sistema. 

No entanto, vale ressaltar que o termo é apenas associado, não restrito a essa área. 

Além disso, quando combinado com Gestão Ágil te ajudará demais no entendimento dos escopos de projetos, quais prioridades devem ser consideradas e o andamento daquilo que chamamos Sprints. 

Preparado para aprender? Vamos lá!

Backlog, o que é?

Também conhecido como “product backlog” ou “backlog de produto”, o backlog nada mais é que uma lista de tarefas que conta com descrições que trazem os requisitos de um projeto específico e suas prioridades, de acordo com as necessidades do cliente.

Cada uma dessas descrições, por sua vez, se tornam em tarefas que serão colocadas em prática pela equipe por meio da Sprint, que representa cada um dos períodos usados para o desenvolvimento das tarefas e conclusão das mesmas. 

Normalmente, o backlog é gerido pelo Product Owner, que é o gestor de produto responsável por todos os aspectos do projeto.

Como funciona?

O Product Owner e o time do projeto priorizam os itens essenciais do backlog e, de fato, é importante que esses itens estejam prontos para que a equipe comece o trabalho com o sprint. 

Lembre-se: o sprint e o backlog não são a mesma coisa, ok? 

Em suma, enquanto o sprint backlog é atualizado diariamente e criado sempre que tarefas forem colocadas em prática em um determinado espaço de tempo, enquanto o segundo, por sua vez, é criado uma só vez e é atualizado ao longo do projeto.

Além disso, é importante ressaltar que, ao longo do processo, a lista de atividades definitivamente irá crescer e mudar, já que o time irá começar a conhecer e entender mais sobre o cliente e o produto com o passar do tempo. 

Como o backlog contribui para a gestão ágil?

Em 2001, surge o Manifesto Ágil que deu abertura para o nascimento da gestão ágil. 

Ele surgiu para tornar os processos de desenvolvedores e profissionais da área de TI mais coesos, seguindo alguns princípios fundamentais. 

As metodologias ágeis, normalmente, seguem os pilares do Manifesto Ágil. 

São eles:

1. Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas;
2. Software em funcionamento mais que documentação abrangente;
3. Colaboração com o cliente mais que negociação de contratos;
4. Responder a mudanças mais que seguir um plano.

Com o andamento e popularização do Manifesto Ágil, algumas metodologias (hoje, muito populares) surgiram. Duas delas são o Kanban e o Scrum. No que diz respeito ao uso do backlog, ele pode ser aplicado em ambas!  

Mas como? Simples: no Kanban, sendo a primeira coluna, contendo todas as tarefas e no Scrum, através do product backlog e/ou do sprint.

Quer entender mais como o backlog se apresenta dentro da metodologia Scrum? 

Então siga a leitura!

Backlog na metodologia Scrum

Como já citado acima, o Scrum é uma metodologia ágil. O seu conceito, por sua vez, é a divisão dos projetos em etapas para que seja diminuído o tempo de entregas e, junto a isso, o aumento da flexibilidade enquanto se realiza as tarefas. 

No Scrum, o backlog funciona como uma ferramenta ágil que auxilia nessa divisão de tarefas, tornando as entregáveis mais fáceis de serem concluídas. Assim, com o tempo, e as pequenas entregas, o projeto maior vai se concretizando.

Mas por que fatiar as demandas dessa maneira? 

Em suma, essa divisão ajuda na análise de problemas, já que permite que ela seja feita de maneira mais atenta e minuciosa em cada pequena etapa.

Além disso, um produto e/ou processo pode apresentar dificuldades ao longo do processo, ou seja, quanto mais atenta a equipe estiver aos percalços, melhor será o resultado na entrega.

Características de um backlog eficiente

Para um backlog ser realmente eficiente, é preciso que ocorra o seguimento de algumas regras. São elas: 

• Unicidade: o backlog tem que ser a única fonte de demandas do projeto, ou seja, tudo que precisa ser feito tem que estar listado nele;
• Administração centrada: deve ser gerido por uma única pessoa que, no Scrum, por sua vez, normalmente é o Product Owner;
• Organização: o backlog pode conter diversas equipes, já que muitos times precisam trabalhar em conjunto para entregar alguns resultados. Por isso, é importante que seja minuciosamente organizado por atributos que incluam as demandas das áreas que estão no projeto;
• Informação: todos os itens presentes no backlog precisam conter descrição, ordem, estimativa e assim por diante; 
• Conclusão: os itens só são considerados concluídos após testes ou demonstrações;
• Um backlog nunca está completo: ou seja, precisa ser maleável para atender demandas importantes que surgirem no caminho. Testes e feedbacks são essenciais para compreender o que o projeto realmente precisa entregar.

Como construir um backlog eficiente?

Siga o passo a passo para construir um backlog eficiente: 

• Briefing do cliente: lembre-se de fazer sempre um backlog alinhado aos desejos do cliente;
• Equipe: monte o seu squad Scrum e defina cada uma das suas atribuições;
• Crie o Product Backlog;
• Planeje o Sprint Product: pense de quanto tempo será e quais as demandas deverão ser entregues em cada uma deles;
• Organize o processo de forma visual;
• Atualize o processo com frequência: lembre-se que o backlog é vivo! 
• Analise o processo;
• Faça e receba feedbacks: esse é o segredo para o avanço;
• Ajustes: recebeu feedbacks? Analise-os e já ajuste as melhorias no seu backlog.

O que evitar ao construir um backlog?

Separamos as nossas dicas em 3 pontos. São eles: 

1. Liderança: se você é o gestor do projeto, não acate opiniões externas no seu projeto somente porque a pessoa pediu. A priorização de atividades é sua, ou seja, mantenha-se firme no que você acredita e planejou;
2. Alinhamento: precisa estar, indubitavelmente, de acordo com o briefing do cliente;
3. Coesão: tenha certeza que está construindo um projeto coeso. Por isso, atenção no ponto citado acima e alinhe muito bem as obrigações de cada equipe.

Ferramentas para construir um backlog eficiente

Quer aplicar o backlog na rotina da sua equipe? Nada melhor do que ferramentas Scrum que te auxiliem nisso. 

Vamos conhecer algumas delas agora!

1. Trello

Queridinho e super popular quando o assunto é gerenciamento de projetos, o Trello permite que você crie quadros, listas e ainda pode definir prazos para cada membro da equipe individualmente! É uma grande “mão na roda”!

2. Asana 

O Asana é o significado de software completo: além de permitir a atribuição de tarefas para cada membro da equipe, ele ainda mostra as estatísticas de progresso do time. É ótimo quando o assunto é ter uma visualização mais fácil das atividades e etapas do projeto. 

3. Slack 

Você provavelmente já ouviu falar do Slack. Ele é uma ferramenta que auxilia na comunicação entre todos da equipe, e nós bem sabemos o pesadelo que é ter ruídos na comunicação. 

Com ele, as conversas são organizadas através de canais, o que facilita na manutenção de um diálogo direto com todos da equipe.

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