A gestão de projetos é um passo fundamental para as empresas que pretendem alavancar no mercado. Só que muitas das vezes ela é mal compreendida e a veem apenas como um cronograma de projetos e organização de demandas. 📝
No entanto, a metodologia de gestão de projeto vai bem além. Ela faz parte de uma estratégia, com determinadas características e divididas em etapas que contribuem para a melhora dos processos até chegar na estimativa esperada.
Pode parecer complexo, mas é mais simples do que você imagina. A boa notícia é que preparamos um passo a passo de como fazer ela na sua rotina profissional.
Continue a leitura e veja como incorporar essa metodologia no seu dia a dia. 👇
O que é Gestão de Projetos?
Antes de entrar no conceito do que é uma gestão de projetos, vale explicar o que significa a palavra em si. Projeto é uma espécie de esforço temporário que visa criar ou divulgar um produto, serviço ou resultado único.
Uma das suas principais características e o que o difere de outros tipos de trabalho é que ele possui início, meio e fim, ou seja, tem uma data de início e término, além de etapas que compõem toda sua execução.
Nele se juntam diversas tarefas e atividades, as quais têm um objetivo claro e um prazo determinado.
E dentro deste conceito, existe a gestão de projetos, que é uma metodologia, dentro do conceito de Agile, que foi criada com a ideia de planejar e executar diversos projetos de forma assertiva e com mais eficácia. 🎯
Portanto, é uma forma de aplicar ferramentas e técnicas específicas para que o projeto seja bem-sucedido, através de uma ordem e otimização das etapas.
Benefícios da Gestão de projetos
Como seu próprio nome diz: “gerir”, o mesmo que “organizar”, existem inúmeros benefícios de contar com uma gestão de projetos. Sendo assim, os principais deles são:
- Otimização de tempo;
- Maior assertividade nos resultados;
- Maior engajamento das equipes;
- Maior satisfação na experiência do cliente;
- Maior agilidade nas tomadas de decisões;
- Contribui para o andamento das estratégias;
- Maior controle dos processos.
Em resumo, um bom gerenciamento de projetos é fundamental para qualquer organização, já que é nessa fase que se torna possível a criação e divisão das ideias aplicáveis em um objetivo específico, assim como as que não são viáveis. Portanto, é onde se avalia tudo isso!
Como fazer Gestão de Projetos?
Na hora de pensar como fazer a gestão de projetos, primeiramente é preciso entender o que você quer fazer, onde quer chegar e quais são os desafios para isso.
Feito isso, existem duas metodologias que regem a gestão de projetos, sendo uma mais tradicional e a outra mais moderna e comum nas empresas atuais, a qual explicamos um pouco de cada uma delas a seguir, respectivamente:
Metodologias clássicas
Essa metodologia de gestão de projetos visa um ciclo de vida preditivo, ou seja, ela age com o objetivo de tentar antecipar o trabalho do projeto, fazendo um planejamento detalhado das atividades.
Por ser rica em detalhes, costuma ser mais aprofundada e extensa em cada ação, o que torna sua recomendação para pessoas que conhecem bem todo o escopo do projeto e do produto a ser realizado.
Aqui o foco é a qualidade e a forma como vai ser feita cada coisa, sendo analisada cada situação para se colocar em prática e com um critério bem mais rígido. Além disso, foca mais no processo em si do que no produto final.
Metodologias ágeis
Já essa metodologia ágil é a que tem um ciclo de vida adaptativo, diferente da anterior. Isso ocorre porque, em suas características, o escopo é detalhado progressivamente, ou seja, à medida que são obtidas mais informações sobre o projeto.
Tudo é realizado focando mais no tempo do que no processo em si. Logo, a metodologia ágil é mais indicada quando o projeto está inserido em um ambiente que muda com frequência, já que seu foco principal é no tempo e no produto final, e não nos processos ou como isso vai ser realizado.
Portanto, é uma forma mais objetiva, direta e prática, com menos formalidades. Um exemplo dela é o Scrum, um framework que contém um conjunto de conceitos, práticas e ferramentas para gerenciar projetos de forma mais rápida e eficaz.
Dentro do ciclo de execução ocorrem os sprints, que geralmente têm a duração de duas a seis semanas, onde são focadas as principais ações.
<Leia também sobre Backlog, outra etapa do Scrum>
As 5 fases da Gestão de Projetos
No seu processo de execução existem 5 etapas para que ocorra da melhor forma. Esse modelo foi definido pelo Project Management Institute (PMI) no Guia PMBOK® do ciclo de vida do projeto, também conhecido como Project Management Body of Knowledge.
Veja abaixo quais são essas fases e suas definições: 👇
Início do projeto
Essa é a primeira, onde é definido o projeto de maneira ampla. Assim, é o momento de identificar todos os pontos relevantes para ele acontecer e apresentar os processos que vão determinar quais resultados devem ser esperados pelas partes ao final do empreendimento.
Aqui também se define o escopo do projeto, bem como uma previsão de custos e um cronograma preliminar. É a ideia inicial junto com seus benefícios, custos e fatores de riscos, sendo um dos momentos mais fundamentais dentro da gestão de projetos, pois sem sua aprovação nenhum dos outros pontos dá prosseguimento.
Planejamento do projeto
Essa é a fase mais importante, porque é ela quem vai guiar toda a gestão de projetos. Ela funciona como uma espécie de roteiro para a criação e execução das metas.
Então, é o momento dos responsáveis detalharem os principais pontos e documentarem como vai ser realizada cada coisa. Também conta como ótima fonte de informações para tomar decisões ao longo do empreendimento.
Para ajudar a defini-lo, existem algumas técnicas que orientam cada ponto, como a estratégia SMART, CLEAR e OKRs.
Execução do projeto
Agora é a fase de colocar em prática, ou seja, é quando o trabalho e todas as atividades saem do papel para se tornarem realidade.
Para funcionar é preciso juntar todas as informações das duas etapas anteriores para lançar o projeto.
Vale ressaltar que, durante a execução, é possível que o planejamento deva ser revisitado. Isso ocorre por conta de imprevistos e outros riscos que podem existir.
Desempenho do projeto
Aqui é uma etapa que muitas pessoas não consideram tão necessária, mas que sem ela fica difícil chegar ao resultado esperado.
É o momento de acompanhar tudo que está sendo realizado e verificar se está indo conforme o fluxo, fazendo análises da qualidade das entregas e garantindo que as atividades estão rodando.
Para isso é importante usar indicadores-chaves de desempenho para medir a eficácia. Lembrando que não é um processo único e isolado, mas que deve se manter contínuo durante todo o projeto.
Encerramento do projeto
O momento que todos mais esperam, entender se o resultado foi alcançado e finalizar tudo.
Aqui é importante recapitular cada etapa e com cada participante, para formalizar toda a gestão do projeto.
Outro ponto é que nessa finalização são colocados todos os aprendizados adquiridos ao longo dos processos, sejam eles positivos ou não.
Importância da Gestão de Projetos
Pensando no lado das empresas, por que você deve investir em uma gestão de projetos? Porque é com ela que se chega ao resultado!
Com ela se reduz riscos, perdas financeiras ou tempo, além de proporcionar maior agilidade nas estratégias e tomadas de decisões.
Outro motivo é que usar a metodologia de gestão de projeto estimula a produtividade e a criatividade, bem como a segurança das informações e a comunicação com toda a equipe.
Ferramentas de Gestão de Projetos para você utilizar
Agora que você já sabe a importância de contar com a gestão de projetos e como executá-la, é o momento de realmente ver na prática como funciona.
Um ponto essencial é contar com a tecnologia ao seu favor. Como? Usando ferramentas de gestão de projetos e gerenciamento de atividades.
Portanto, algumas dicas para usar são: 👇
Jira
A Jira é uma ferramenta que permite o monitoramento de tarefas e acompanhamento de projetos garantindo o gerenciamento de todas as suas atividades em único lugar, além de calcular tempo e extrair relatório das execuções.
Trello
O trello é uma das ferramentas mais conhecidas por ter funções gratuitas e de fácil entendimento.
Nele você coloca as tarefas em quadros, marca os responsáveis e coloca o prazo, bem como personaliza cada demanda.
Asana
O Asana é parecido com as outras ferramentas, ele também funciona como um gerenciamento e personalização, além de ser bem proativa e com muitas funções.
Monday
O Monday é outra opção que facilita e organiza o trabalho colaborativo, onde você adiciona os membros, cria as tarefas e suas especificações, bem como monitora o desempenho de cada uma.
Gantt Project
O Gantt Project permite dividir seu projeto em uma árvore de tarefas e atribuir recursos humanos que se tem que trabalhar. Mais importante ainda, você pode facilmente estabelecer dependências entre as tarefas, ou seja, você só pode começar uma tarefa se anterior foi concluída, criando critérios desse estilo.
Microsoft Project
O Microsoft Project permite que faça todo o planejamento, execução ou controle de uma série de atividades que se relacionam, trabalhando alinhado à utilização de recursos e custos.
É bem mais completo e de fácil entendimento.
Microsoft Planner
O Microsoft Planner é um modelo mais simples e limitado se comparado às outras ferramentas, mas é bem facilitador para quem já usa outros canais da Microsoft.
Nele você e sua equipe criam planos, atribuem tarefas, conversam sobre elas e veem os gráficos de cada coisa.
Como se especializar em Gestão Ágil de Projetos?
A metodologia de gestão de projetos é algo essencial e que contribui muito para as equipes e empresas atuais.
Com tantas características que visam o cumprimento do resultado, você está perdendo tempo se ainda não a utiliza, principalmente de forma ágil e assertiva.
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