Conectando-se diretamente com as metodologias ágeis, o BPM nas empresas possui inúmeras maneiras de otimizar processos. Afinal, ele é muito mais do que um método, ele é um sistema de gerenciamento e deve ser utilizado para que se tenha uma forma nova de pensar, inovar e mudar paradigmas.
Integrando metodologias conhecidas, o BPM traz uma visão completa e sistema de toda a organização: organiza, estrutura e conduz o negócio.
A filosofia BPM nas empresas deve ser pensada de modo a permear todos os processos da organização e, assim, permitir o seu desenvolvimento. Mas, no final das contas, para que serve o BPM? Serve para agregar valor aos clientes.
Mas então, basta pensarmos nos clientes? Resumidamente, sim! Tanto clientes internos quanto externos. Quando pensamos em clientes internos, melhoramos a organização, porque a comunicação, as relações e as interfaces ficam mais definidas e práticas. E o cliente externo é a razão de viver da organização, não é mesmo?
Fique conosco e aprenda todos os conceitos e os benefícios do BPM para as empresas de qualquer porte. Vamos lá?
Como o BPM nas empresas impulsiona o negócio?
As organizações devem se antecipar e se adaptar às necessidades do mercado e dos clientes. Para isso, é fundamental conhecer seus processos e sua capacidade de flexibilização a fim de ganhar agilidade na resolução de problemas e implementação de melhorias.
Mas apesar de tudo isso, a aplicação do BPM nas empresas passa por algumas quebras de paradigmas. Principalmente dos trabalhadores que acreditam que, quando disponibilizam seu conhecimento para estruturar todo o negócio, podem perder suas posições. Mas essa ideia não está correta.
A ideia é abrir mão do que não é necessário em cada processo operacional e oferecer constante aperfeiçoamento e inovação à empresa.
A filosofia BPM nas empresas mostra uma nova forma de visualizar a organização e seus negócios, uma vez que compreende todo o trabalho executado para entregar o produto/serviço independentemente do setor de atuação.
A avaliação do negócio passa pelas estratégias macro das diretorias e vai até o passo a passo que deverá ser executado dentro de cada atividade que compõe todos os processos organizacionais.
Quando se conhece os processos, fica mais fácil descobrir os pontos de melhoria e fazer a mudança necessária para melhorar a cadeia de valor do processo. Assim, passamos a chamar de processo tudo o que entrega valor para o cliente, em toda a cadeia do produto/serviço.
A Figura abaixo apresenta como os processos são vistos dentro da metodologia BPM nas empresas. Há uma esfera de planejamento, que engloba processos e subprocessos e existe uma esfera que já entra em competências especializadas.
A visão lógica do processo é a parte da estratégia da organização. Já a função física é o que precisa ser feito para que o produto ou serviço seja entregue de maneira adequada ao cliente. Na imagem abaixo a visão física está desmembrada até chegar em seu menor nível.
A aplicação do BPM traz muitos benefícios para a organização e para as pessoas que estão na empresa. Quando se trata de BPM para os colaboradores e parceiros, os profissionais devem ser orientados para o resultado do processo, para atingir um fim, buscando o desenvolvimento de cada pessoa.
Quais os benefícios do BPM para as empresas?
A metodologia BPM nas empresas pode trazer inúmeros benefícios. Entre eles, podemos citar:
- Definição clara de responsabilidade e propriedade;
- Rapidez nas respostas de demanda de mercado;
- Uniformidade nas ações;
- Facilidade de determinar oportunidades de controle e redução de custos;
- Aumento do desempenho de processos;
- Profissionais com maior conhecimento de processo, permitindo melhoria nas atividades.
Quando falamos em benefícios do BPM para clientes, alguns deles são:
- Melhora a satisfação do cliente, porque a organização está mais apta para entender e atender suas necessidades;
- Os profissionais se sentem mais valorizados e buscam melhorar os processos, o que atenderá melhor a expectativa do cliente.
Além disso, ainda existem benefícios para os colaboradores que atuam em organizações com BPM. Para citar alguns deles, encontramos:
- Conhecem melhor seus papéis e responsabilidades;
- Possuem o conhecimento da ferramenta adequada e recursos necessários para a execução do seu trabalho;
- Têm maior contribuição com os resultados da organização e com isso maior visibilidade e reconhecimento.
A aplicação de BPM nas empresas não é nada fácil, mas pode trazer resultados excepcionais. Esse método trata os processos de negócios como ativos da organização. Os objetivos organizacionais podem ser alcançados pela definição, pelo desenho, pelo controle e pela transformação contínua de processos de negócios.
Para que a implementação do BPM tenha êxito, é necessário que a liderança executiva apoie e patrocine a execução. Afinal, ela quer investimento nas capacidades de negócio, em tecnologias (como meio de atingir objetivos) e na manutenção da aplicação cíclica do sistema.
Como implantar o BPM em um projeto?
Apesar de necessitar de grande dedicação, muitas empresas já possuem algumas ferramentas que o BPM prega serem importantes. Antes de iniciar qualquer análise de processos, a organização precisa saber realmente quem é, aonde quer chegar e quais serão os meios utilizados. Ou seja, nossos bons e velhos conhecidos: Missão, Visão e Valores.
Acima de tudo, estes não devem ser apenas escritos para serem fixados nas paredes das salas de reunião. Devem ser elaborados para serem seguidos.
A Missão deve representar o motivo da existência da empresa. Se for para entregar um produto, qual produto e como este será entregue. O mesmo serve para serviços. A missão de uma empresa é o motivo pelo qual tantas pessoas estão trabalhando todos os dias.
A Visão mostra onde a empresa quer chegar no futuro. Ser a maior em produção, a melhor em serviço… tudo isto está de acordo, mas precisamos colocar em quanto tempo a empresa chegará lá. Se não tivermos um prazo, o futuro pode ser amanhã ou daqui há 50 anos! Assim, a visão deve ser (como exemplo) a melhor escola de Tecnologia da Informação do Brasil com conceito 5 do MEC em 3 anos.
Por fim, os Valores, que devem ser realmente seguidos para que o processo faça sentido. É preciso implementar valores que tenham relevância para a alta gerência. Afinal, ela é a responsável por propagar e seguir condutas, comportamentos e atitudes.
Mas, afinal, qual é o setor responsável pela implantação do BPM nas empresas? Por se tratar de uma metodologia que exige uma profunda mudança na cultura organizacional, ele deve ser aplicado por todos os departamentos.
Ou seja, o setor responsável pela implantação do BPM nas empresas inclui recursos humanos, diretoria, gestão de projetos e todos os setores que fazem parte da organização. O ideal é unir líderes para que todos os processos sejam modificados de forma alinhada e complementar.
Como o BPM nas empresas se relaciona com as metodologias ágeis?
A implantação do BPM está associada a outras metodologias como Six Sigma, PDCA e MASP. A ideia desta junção é deixar ainda mais claro as possibilidades que podem ser encontradas dentro dos processos das organizações.
Isto ocorre porque estas metodologias nos permitem visualizar, de forma mais adequada, as funções de cada projeto, determinando a métrica correta para o sucesso de cada processo e analisando a melhor forma da condução da atividade.
Ou seja, o ideal é buscar melhorar sempre, tomando como base resultados anteriormente conhecidos. Assim, é possível definir pontos de controle dos processos para se ter a certeza que se está seguindo pelo caminho definido. E também, se for o caso, redesenhar os processos que não estão atingindo seus objetivos.
Mesmo a escolha destas metodologias, que serão as ferramentas do BPM nas empresas, devem ocorrer de acordo com algumas perguntas principais. A saber:
1) Para quem faremos melhorias?
2) Para que faremos melhorias?
Quando estas respostas forem dadas, é possível passar para a etapa da escolha dos métodos que serão utilizados.
Estes métodos podem garantir estabelecimento, desdobramento e controle de diretrizes. Estas são utilizadas para assegurar a consistência do desdobramento de metas, para que os indicadores utilizados na avaliação da implementação das estratégias estejam de acordo com aqueles utilizados na avaliação do desempenho dos processos.
Exemplos de métodos de BPM nas empresas
Alguns exemplos desse método são o CEP- Controle Estatístico de Processos, Balanced Scorecard e normas ISO.
Também existem métodos baseados em redesenho de processos. Estas metodologias visam levar os processos a uma estruturação de “fora para dentro”. Isso porque tem a necessidade de modificar a possibilidade de alcançar as metas e estratégias organizacionais para satisfazer o cliente.
Ou seja, o sucesso está no olhar de fora, do cliente. Portanto, esse tipo de abordagem pode ser utilizada em processos com inícios e fins conhecidos. A ideia é melhorar o fluxo de trabalho e de processo para se ter uma melhoria tangível dentro da organização, utilizando metodologias comumente conhecidas, a exemplo do PDCA e MASP.
Sempre que alguma metodologia for aplicada é necessário ter em mente a necessidade de melhoria que se deseja alcançar. Não adianta termos processos robustos que aplicam CEP perfeitamente ou especialistas em Six Sigma, se o direcionamento da organização quanto ao que é necessário não estiver claro.
Por isso, antes de mais nada, é preciso verificar se os objetivos e as metas que foram propostos estão de acordo com a Missão e Visão da empresa.
Como desenvolver metas para o BPM nas empresas?
Também é preciso deixar claro que as metas são necessárias para levar a organização como um todo a atingir a visão pré-determinada. É importante ressaltar que a definição de metas deve seguir alguns passos importantes para que sejam realmente boas e realistas.
Antes de mais nada, elas devem ser coerentes com os objetivos a que a empresa se propôs. Mas existe uma metodologia prática para auxiliar na confecção de metas, que é conhecido como método SMART.
Esse método é composto por um acróstico de palavras em inglês que nos levam a ter metas bem-definidas e fáceis de serem compreendidas. São elas:
S – específica (specific)
M – mensurável (measurable)
A – atingível (attainable)
R – relevante (relevant)
T – temporal (time-based)
Como vimos acima, este é o desenvolvimento do acróstico. Se a meta desenhada tiver estes 5 tópicos, ela terá maior chance de ser atingida, porque está bem-delineada.
Metas devem ser específicas e devem ir direto ao ponto. Além disso, precisam ter um critério de medida, para sabermos se foi atingida.
Em outras palavras, a meta não deve ser algo impossível para não causar desmotivação às equipes. Precisa realmente impactar no resultado da área e ainda da empresa para que os empregados se sintam motivados a atingi-las. E também precisam de um prazo para serem conquistadas.
Todos os aspectos mostrados neste artigo devem ser orientativos para entendermos a importância da utilização do BPM nas empresas.
Por que definir metas para o BPM empresarial?
O BPM é muito maior que metodologias isoladas, porque visa levar a organização a outros patamares de qualidade e produção. Esse método serve para conduzir a organização ao atingimento da sua visão de futuro, sempre agregando valor ao seu cliente. Quer seja interno ou externo.
De acordo com as respostas fornecidas, vamos levar a metodologia BPM nas empresas aos caminhos descritos anteriormente. Independentemente do caminho a ser seguido, precisamos saber o que devemos atingir.
Para tanto, a definição de metas é um dos itens mais importantes para a implantação do BPM nas empresas, qualquer que seja o tipo de organização. Se não sabemos para onde queremos ir, não teremos ideia de qual caminho seguir.
A implantação do BPM nas empresas é uma decisão que modificará, em muito, a organização e para que isso aconteça, é preciso que a alta gerência participe ativamente a fim de conseguir resultados satisfatórios.
Para ficar por dentro dessa e de outras metodologias ágeis, e aprender conceitos disruptivos diretamente da fonte, inscreva-se no Bootcamp Agile Expert, oferecido pela XP Educação. São 2 meses intensos de muito desenvolvimento e estudo prático. Não deixe de conferir!
E se você quiser se tornar um expert em diversos assuntos que potencializam qualquer negócio, saiba que há a possibilidade de assinar a plataforma mensalmente e acessar mais de 80 cursos. Conheça a plataforma XPE Multi+ e alavanque a sua carreira!
