Se você já trabalha, ou gostaria de trabalhar, com gestão de processos, você precisa conhecer o Ciclo PDCA e as suas etapas. O Plan, Do, Check e Act/Adjust é mais uma metodologia que ajuda na gestão, propõe soluções e traz melhorias contínuas para problemas organizacionais dentro de uma empresa.
Atualmente, as empresas precisam se adaptar rapidamente às mudanças exigidas pelo mercado. Afinal, é preciso atender às necessidades dos clientes com rapidez e eficiência, mas sem perder a qualidade e o espaço para uma empresa concorrente. Por isso, o Ciclo PDCA é uma metodologia tão importante na gestão de processos.
Neste artigo, vamos explicar o que é o Ciclo PDCA, as suas etapas e como aplicá-lo na sua rotina de trabalho de forma simples e descomplicada.
O que é Ciclo PDCA?
O PDCA é um termo emprestado da língua inglesa que significa “Plan, Do, Check e Act/Adjust”. Em tradução literal para o português temos “Planejar, Fazer, Checar, Agir/Ajustar”.
Nesse sentido, o Ciclo PDCA é um mecanismo contínuo de administração que se tornou muito popular nas empresas porque atua diretamente na resolução de problemas e melhorias dos processos.
O Ciclo PDCA surgiu para trazer a perfeição em seus projetos através da rápida identificação de problemas, de uma proposta de soluções eficientes e do aprendizado com os ciclos anteriores.
A princípio o PDCA estava relacionado a gestão de qualidade na indústria. Entretanto, os princípios do ciclo se expandiram para outras áreas, como gestão de pessoas, gerenciamento de projetos e, principalmente, desenvolvimento de produtos.
Atualmente, metodologias ágeis como, por exemplo, o Scrum e o Design Thinking, utilizam de alguns conceitos do PDCA.
Origem do Ciclo PDCA
Criado nos anos 20 pelo físico norte-americano chamado Walter Andrew Shewhart, o Ciclo PDCA só ficou realmente conhecido na década de 50. O também norte-americano William Edward Deming popularizou o PDCA quando trabalhou os conceitos da metodologia para promover melhoria na gestão de processos durante a Segunda Guerra Mundial.
Por conta disso, o Ciclo PDCA também ficou conhecido como Ciclo de Deming ou Ciclo de Shewhart, graças aos “gurus da qualidade”.
Como funciona o Ciclo PDCA?
Por se tratar de uma metodologia voltada para as melhorias constantes, ela é baseada em repetitivas tentativas de otimização dos processos. Para funcionar da melhor forma, o PDCA possui quatro etapas que juntas formam o ciclo do processo: planejar, fazer, checar e agir.
Ou seja, esse processo se repete constantemente. Sempre que um ciclo chega ao fim, outro se inicia para buscar melhorar o ciclo anterior. Isso porque em toda instituição sempre existirão problemas e melhorias a serem feitas.
Quais são as etapas do Ciclo PDCA?
Antes de mais nada, você precisa saber que, na prática, a divisão das fases do ciclo não acontecem de forma linear. Na verdade, elas existem mais para facilitar o nosso entendimento e a aplicação da metodologia.
Abaixo, falaremos um pouco sobre cada uma das etapas:
Planejar
Primeiramente, o seu projeto precisa de um bom planejamento para ser bem-sucedido. Afinal, como identificar os problemas, propor soluções e otimizar os processos sem um planejamento de qualidade?
Além da otimização de tempo e trabalho, o planejamento ajuda a definir qual metodologia pode ser melhor aplicada no projeto, os seus prazos e contribui para que cada meta seja entregue na data estipulada. Assim, todas as etapas fluem em sincronia.
Para que esse planejamento seja feito de forma eficiente e realista, o gestor e a sua equipe precisam trabalhar juntos. Eles devem estabelecer os objetivos, com prazos de entrega realistas e quais indicadores serão utilizados para avaliar o desempenho e o andamento do projeto durante o seu processo de criação.
Fazer
Em seguida, com o planejamento pronto, é hora de colocá-lo em ação. Entretanto, antes da equipe colocar em prática tudo que foi planejado, é importante que elas recebam um treinamento específico para aquele projeto.
Após o treinamento, cada pessoa da equipe entenderá melhor qual é o seu papel naquele trabalho e como executá-lo da melhor forma. Assim, a equipe trabalha com mais foco e assertividade.
Enquanto o planejamento está sendo executado, o papel do gestor é estar disponível para tirar dúvidas ou ajudar a encontrar soluções para problemas que aparecem no meio do caminho. Além disso, ele precisa também acompanhar para garantir que o planejamento seja cumprido.
Checar
O próximo passo é verificar o que foi feito e se o planejamento foi executado da maneira esperada. Por isso, é essencial o gestor da equipe avaliar o trabalho de acordo com os indicadores definidos na primeira etapa.
Normalmente, a checagem acontece ao mesmo tempo da implementação do plano de ação. Dessa forma é mais fácil de acompanhar, mensurar os acertos e os erros na execução do projeto.
Agir
Por fim, diante dos dados coletados na checagem, a última etapa consiste na correção das falhas detectadas para poder adotar o projeto como um processo padrão na instituição.
Nessa etapa existem dois resultados possíveis:
- Positivo: quando tudo ocorre dentro do esperado e o objetivo é alcançado. Assim, o planejamento feito passa a servir de base para futuros projetos;
- Negativo: o planejamento não foi executado corretamente, mesmo com as correções feitas. É preciso que a equipe trabalhe em busca de novas soluções para solucionar as falhas.
Importância do Ciclo PDCA e suas etapas
Utilizar o Ciclo PDCA é importante porque ele é um método simples, mas bastante eficaz para gerenciamento de qualidade.
Se bem executado, um PDCA garante a empresa uma padronização nos processos, diminui os riscos de tomada de decisões por impulso, evita o desperdício de recursos e de tempo, visto que a equipe é bem treinada e os objetivos são bem definidos.
Além disso, se as etapas do PDCA forem feitas da maneira correta, a metodologia também garante uma constante melhoria nos processos ou produtos, o que consequentemente aumenta a satisfação dos seus clientes.
Por que utilizar o Ciclo PDCA?
O Ciclo PDCA deve ser utilizado porque ele facilita e otimiza os processos da empresa. Assim, quanto mais você repetir o ciclo na organização, menores são as chances de erros e maiores são os benefícios. Dentre eles, estão o ganho de qualidade na entrega do produto e aumento da satisfação do cliente.
Quando utilizar
Se você deseja gerenciar melhor e ter mais controle diante dos processos, você pode utilizar o Ciclo PDCA para isso.
Uma das formas é através do gerenciamento de rotinas. Nele, o PDCA serve para criar um padrão entre os processos que fazem parte da rotina da empresa e facilitar a execução de cada um.
Ao mesmo tempo, o PDCA também pode ser utilizado para gerenciar as melhorias. Nesse caso, as etapas do ciclo são aplicadas em prol da qualidade do produto. Por exemplo, uma equipe de desenvolvimento ágil de software que aplica o Ciclo PDCA está em constante busca de melhorias para garantir a melhor usabilidade do sistema e conseguir se destacar na área de tecnologia.
Principais erros ao utilizar o PDCA
É normal que pelo excesso de informações ou pela tentativa de encurtar o trabalho, as pessoas tentem pular alguma etapa do Ciclo PDCA. Porém, por menor que seja esse desvio, ele pode causar erros em outras etapas do ciclo.
Por isso, é importante ficar atento e não cometer erros. Abaixo, listamos os mais comuns para você conseguir evitá-los no seu trabalho:
- Não fazer o planejamento adequado: processo importante na 1ª etapa do ciclo, ele é fundamental para que as demais etapas funcionem de maneira eficiente;
- Não capacitar a equipe: a capacitação faz parte da etapa do “fazer” e ajuda a equipe a ter mais clareza do projeto que será trabalhado;
- Não acompanhar as etapas do processo: também na etapa do “fazer”, é papel fundamental do gestor acompanhar;
- Não registrar os resultados obtidos: acompanhar os resultados faz com que se tenha dimensão do que está indo bem e do que precisa ser ajustado. Por isso, é importante registrar as informações em um local seguro e que possa ser atualizado constantemente;
- Não definir os planos de ação: assim como o planejamento, ter um plano de ação bem estruturado é essencial. Isso porque é o plano de ação quem guia os profissionais na execução, nas atualizações e mudanças do projeto;
- Não escolher os melhores métodos de medição: acompanhar os resultados é essencial para melhorar os processos. Dessa forma, conhecer os indicadores de desempenho e quais se enquadram melhor no projeto é determinante para mensurar o sucesso do trabalho.
Como aplicar as etapas Ciclo PDCA na sua empresa
Agora que você já sabe a importância do Ciclo PDCA no dia a dia de uma empresa, chegou a hora de colocá-lo em prática na sua empresa.
Mas como fazer isso? Confira abaixo algumas dicas:
Faça um levantamento de dados relacionado aos últimos projetos entregues, ao desempenho das equipes, recolha feedback dos colaboradores e identifiquei quais pontos precisam de melhorias;
A partir disso, organize eventos e dê treinamentos para que a equipe entenda o motivo de uma nova metodologia está sendo implementada e como ela funciona;
Ouça o feedback da equipe e acompanhe o processo de desenvolvimento para propor soluções.
Confira também a metodologia BPM nas empresas e os seus benefícios.
