Não basta ter boas ideias, é preciso também saber executá-las! Mas, nem sempre é fácil colocar em prática um conceito. Agora imagine como essas questões são vistas dentro do mercado e na estrutura das empresas, levando em conta variáveis como tempo e dinheiro. É nesse ponto que o gerenciamento de projetos faz total diferença.
Considerando os elementos que estão em jogo, entender o gerenciamento de projetos não é apenas pensar em formas inteligentes de conduzir processos, mas de criar hábitos e culturas que visem o bom aproveitamento de recursos, a resolução de problemas e minimização de riscos.
Sabia que, com um bom gerenciamento de projetos, é possível coordenar melhor os membros da sua equipe, entender de maneira aprofundada uma ideia e ainda melhorar o relacionamento dentro do ambiente de trabalho. Vamos conhecer como tudo acontece?
Para começar, vamos entender os conceito de projetos
Podemos concordar que um projeto nasce a partir de uma ideia que deseja tornar-se real, mas o que isso implica?
Quando o escopo do projeto sai do papel, são necessárias ações e esforços contínuos em busca de um resultado coordenado. Um projeto pode ser empresarial, social, cultural, pessoal entre outras naturezas.
Esse conceito de projetos sincronizados foi criado pela Project Management Institute, uma organização mundial cuja finalidade é ajudar profissionais a tornarem seus objetivos realidade, auxiliando no gerenciamento de funções, programas e portfólios relacionados a sua profissão. Conseguiu entender?
Veja abaixo o que caracteriza os projetos:
- Temporário: deve ter datas de início e fim definidas;
- Tem um objetivo: mesmo que não seja clara é preciso definir metas e finalidades;
- Deve ter custos e recursos estipulados: os projetos possuem recursos limitados e dentro do que pode ser feito na realidade e contexto de cada situação.
Muito mais do que dicas e ferramentas, para que qualquer projeto tenha sucesso é preciso que haja comprometimento com os acordos firmados. Ou seja, encarar os desafios e buscar a continuidade do trabalho sempre!
O que é gerenciamento de projetos e para que serve?
Durante um projeto existem várias etapas até a conclusão do trabalho ou alcance dos objetivos desejados. Fases que vão desde o planejamento até a entrega e que são perpassadas por metodologias, ferramentas, conhecimento técnico e ajustes.
Diante de tantos afazeres, organização é mais que fundamental para garantir que tudo saia como desejado. É neste momento que entra o gerenciamento de projetos, que diz respeito à utilização de saberes, habilidades e técnicas para a execução de projetos de forma eficiente e assertiva.
O gerenciamento de projetos é extremamente importante para as empresas, uma vez que tornam a organização capaz de conduzir ideias de encontro a geração de benefícios para si mesmas e suas equipes. Gerenciar projetos com inteligência é a garantia de mais rapidez na entrega e qualidade ao que é apresentado.
O Project Management Institute criou o Guia do Conjunto de Conhecimento e Gerenciamento de Projetos, o PMBOK®. Sua função é ser um manual para empresas e profissionais, orientando o que pode e o que não pode faltar no processo. Confira:
Grupos de Gerenciamento de Processos
- Início;
- Planejamento;
- Execução;
- Monitoramento e Controle;
- Encerramento.
Conforme vimos até aqui, dentro da metodologia do gerenciamento de projetos existem inúmeras variáveis que devem ser observadas e controladas e para cada uma delas existem diferentes tipos de abordagens.
Diferença entre processos e projetos
Enquanto o projeto se trata de um conjunto de ações e técnicas para o desenvolvimento de algo ou o alcance de uma meta, o processo diz respeito a uma forma de fazer algo. Podemos dizer que o processo engloba atividades repetitivas, de esforço contínuo que não precisam de tempo determinado para acontecer, podendo gerar diferentes resultados.
Quando um projeto chega ao seu resultado final, o mesmo é encerrado. Já o processo não, pois ele ocorre de forma perene. Um exemplo interessante é a limpeza de casa. Você provavelmente não limpa todos os dias, mas com toda certeza a necessidade de limpeza nunca acaba e deve ser realizada de tempos em tempos.
Ciclo de vida de um projeto
O ciclo de vida de um projeto é definido por cada uma das etapas que o formam, do início ao fim. Pensar no ciclo de vida é fundamental para enxergar melhor cada parte e estipular prazos, metas e tudo o que precisa ser feito. Deste modo, cada fase do projeto representa um ciclo de vida.
Geralmente as fases de vida são definidas segunda as atividades que precisam ser executadas. Vamos considerar por exemplo a abertura de um negócio, desde a ideia até a inauguração.
- Concepção e planejamento do projeto, público-alvo, cartilha de produtos a serem comercializados, maquinário, nicho de mercado, entre outros detalhes;
- Compra dos produtos e organização da loja ou empresa;
- Vai ou não ter uma sede? Onde o negócio vai estar localizado?
- Criar o nome e a identidade visual;
- Contratação de funcionários;
- Inauguração.
Deu para perceber como este projeto possui etapas diferentes e organizadas de forma estratégica? Afinal, como seria possível contratar funcionários sem um negócio estruturado? Viu como a separação em ciclos de vida traz mais clareza para o projeto?
Habilidades necessárias para um gerente de projetos
Se você sentiu que tem afinidade com essa metodologia, por que não se aprofundar no assunto e quem sabe trabalhar como gerente de projetos? Nos dias de hoje, o mercado está cada vez mais aquecido para quem possui as habilidades necessárias à função.
É função do gerente de projetos garantir que as etapas fiquem dentro do escopo, ou seja, dentro do que foi planejado, dentro do custo estipulado e também pronto no prazo acordado. Ele também é incumbido de coordenar a execução de projetos das empresas. Veja outras funções deste profissional:
- Monitorar os indicadores do projeto;
- Obter e selecionar recursos humanos e financeiros;
- Obter os materiais necessários;
- Coordenar as partes interessadas;
- Gerenciar conflitos;
- Comunicar decisões e resultados;
- Garantir a aplicação da metodologia de gestão.
São muitas as responsabilidades mas, com esforço e estudo, você pode adquirir todas as habilidades necessárias para se tornar um profissional formidável. Veja abaixo quais são as principais habilidades de um gerente de projetos:
- Liderança;
- Organização;
- Boa comunicação;
- Negociação;
- Visão global;
- Boa alocação de recursos;
- Gestão de crises;
- Objetividade;
- Empatia;
- Disciplina.
Apesar de ser um cargo bastante exigente, sabemos que não é impossível expressar todas essas habilidades, ainda mais com a ajuda de técnicas inteligentes e ferramentas assertivas. Confira no próximo tópico!
Ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos
Hoje a tecnologia é uma grande aliada do gerente de projetos. Atualmente, existem plataformas bastante convenientes para quem precisa exercer um olhar global e ao mesmo tempo detalhista.
Uma das soluções mais utilizadas no momento para ajudar os profissionais nessas questões são as metodologias de desenvolvimento ágil. Esse conhecimento também pode ser aplicado utilizando as ferramentas abaixo:
Gráfico de Gantt
Chamado de Gráfico ou Diagrama de Gantt, esta técnica diz respeito a separação de um projeto em várias etapas. Em seguida, cria-se um cronograma com um número de dias do quanto deve durar cada etapa. Nessa lógica uma atividade pode começar apenas quando a anterior finalizar.
A técnica pode ser feita pelo Excel ou MS Project, com a ajuda de gráficos. Aqui, o profissional tem uma visão facilitada do seu projeto, sendo possível organizar as tarefas entre funções interdependentes e que podem ser feitas paralelamente uma da outra.
PMBOK
Assim como dito anteriormente, o PMBOK é um guia para o gerenciamento de projetos. Geralmente este método é utilizado principalmente para os processos mais longos. Apesar do material conter inúmeras recomendações, os pontos principais do guia são:
- Iniciação;
- Planejamento;
- Execução;
- Monitoramento e Controle;
- Encerramento.
O PMBOK apresenta soluções em gerenciamento para os mais variados nichos como: recursos humanos, comunicação, gestão de custos, entre outros tipos de gestão. Confira a seguir as áreas contempladas:
- Gerenciamento de aquisições do projeto,
- Gerenciamento da qualidade do projeto,
- Gerenciamento de riscos do projeto,
- Gerenciamento do escopo do projeto,
- Gerenciamento de custos do projeto,
- Gerenciamento de integração do projeto,
- Gerenciamento das comunicações do projeto,
- Gerenciamento de recursos humanos do projeto,
- Gerenciamento de tempo do projeto,
- Gerenciamento das partes interessadas;
- Gerenciamento de projetos de negócios;
- Gerenciamento de processos sistemas operacionais;
- Gerenciamento de processos no sistema operacional.
Scrum
O Scrum é uma metodologia ágil, marcado pela transparência das funções. Nele, todos os integrantes da equipe devem saber exatamente o que o outro está fazendo, para que consigam entender os processos, saber em qual etapa está cada um e ainda o que é indispensável para o projeto.
Com o Scrum, o gerente de projeto é capaz de realizar melhorias contínuas em todos os momentos. Isso porque o mesmo fica dividido em fases e assim as entregas são realizadas de forma gradual.
Extreme Programming ou XP
Assim como o Scrum, o XP é muito usado em nas área do TI, pois é focado principalmente no aumento da qualidade dos produtos e na satisfação do cliente. Estão entre os princípios dessa técnica:
- Produzir todos os softwares em pares;
- Iniciar projetos com um design simples;
- Remover a complexidade desnecessária;
- Colocar um sistema mínimo em produção ágil e mais.
Método do Caminho Crítico ou CPM
Criado por volta de 1950, o CPM está voltado para a manutenção da pontualidade. Por isso, ele apresenta técnicas para a otimização do tempo e promoção de um alto rigor e trabalha considerando uma linha de sequência temporal.
Para tanto, ele identifica as atividades interdependentes, traçando uma linha temporal entre elas e unificando tempo gasto em cada função. Isso ajuda na visualização do tempo de duração dos processos que ocorrem dentro do projeto. Além destas existem muitas outras técnicas e ferramentas.
Práticas para o gerenciamento de projetos
Como você percebeu, gerenciar projetos não é nada simples e muito menos fácil. Desse modo, existem algumas práticas que podem ajudá-lo a tornar este processo um pouco menos complexo. Veja abaixo algumas práticas importantes!
- Definir corretamente o escopo;
- Criar um cronograma;
- Investir na comunicação com a equipe;
- Prever riscos;
- Ter uma equipe engajada e qualificada;
- Respeitar os prazos de início e fim.
Essas recomendações podem parecer simples, mas não devem ser perdidas de vista pelos gerentes! Agora que você já conhece melhor a área, aproveite para se aprofundar mais no universo!
As 10 áreas de gerenciamento de projetos
Conforme vimos anteriormente, o gerenciamento de projetos pode ser aplicado a qualquer área. No entanto, o ato de gerir em sua forma mais prática envolve certas etapas para que a equipe alcance seus objetivos:
- Integração;
- Escopo;
- Tempo;
- Custo;
- Qualidade;
- Recursos Humanos;
- Comunicações;
- Risco;
- Aquisições;
- Partes Interessadas.
Parâmetros do mercado
Já pensou em se tornar um gerente de projetos? Talvez essa seja a melhor hora! Não existe uma formação específica para quem deseja uma carreira nessa função. Porém, entender bem a respeito do assunto em que se pretende trabalhar é fundamental.
Este profissional é bastante requisitado pelas empresas e costuma possuir uma boa remuneração, isso por que, seus conhecimentos são valiosos para todos os tipos de empresas. Mas afinal, como ingressar na área?
Como começar na área de gerenciamento de projetos?
O primeiro passo é sempre o mesmo: estude! O mais indicado é buscar um curso de gerenciamento de projetos como um MBA. Se você é da área de TI é importante optar por um curso com mais foco na área de tecnologia, assim você garante que todo o aprendizado vai estar direcionado para o caminho que você deseja.
