A gestão de riscos em projetos define estratégias para identificar e abordar as ameaças ao utilizar novos métodos de gerenciamento que aumentam o conhecimento e envolvimento das equipes trabalhando com a Tecnologia da Informação (TI).
O gerenciamento de riscos é aplicado em portfólios, programas e projetos para qualquer indústria, não apenas TI. Produtos, serviços e outros projetos devem ter uma abordagem de riscos para identificação e planejamento junto aos stakeholders, independentemente do tamanho ou complexidade do empreendimento.
Não é diferente com os projetos considerados ágeis ou flexíveis. É evidente que, mesmo nos projetos simples e curtos, a situação pode sair do controle e ir por um caminho não desejado.
Mas o uso de séries contínuas de entregas produzidas em ciclos curtos com a metodologia ágil de desenvolvimento, comparadas com expectativas dos clientes e maior engajamento da equipe, podem minimizar ou mitigar riscos.
Continue a leitura deste artigo para compreender melhor o conceito de riscos em projetos e como acompanhá-los em sua gestão!
O que é gestão de riscos em projetos?
Riscos são eventos inesperados que podem afetar um projeto, pessoas, processos, tecnologias e recursos. Eles podem acontecer e você nem saber quando.
Por isso, o guia de gestão de riscos PMBOK (Project Management Body of Knowledge) estabelece os processos de planejamento, identificação, análise, planejamento de respostas, implementação das respostas e monitoramento dos riscos em um projeto.
Em resumo, o gerenciamento visa identificar, analisar e responder a quaisquer ameaças que surjam ao longo do ciclo de vida de um projeto para ajudá-lo a permanecer no caminho certo e atingir seu objetivo.
A gestão de riscos não é apenas reativa: ela deve fazer parte do processo de planejamento para descobrir o que pode acontecer no projeto e como controlar a situação se algo de fato ocorrer.
Ao determinar o que é um risco na gestão de projetos, considere estes cinco elementos:
- evento de risco: o que pode afetar o seu projeto?
- prazo de risco: quando é possível acontecer?
- probabilidade: quais são as chances de isso ocorrer?
- impacto: qual é a consequência desse risco?
- fatores: o que pode prevenir ou desencadear o risco?
Gerenciamento de riscos no Scrum
Em ambientes tecnológicos que buscam agilidade e flexibilidade ao longo do projeto, o planejamento do gerenciamento de riscos precisa ser feito com cuidado e considerar a metodologia ágil, como o Scrum.
Muitos gerentes acreditam que a metodologia ágil de desenvolvimento apresenta muitos riscos e preferem continuar pelo modelo tradicional para gerenciar projetos. Porém, um processo iterativo e ágil na verdade diminui os riscos ao considerar as incertezas e incluí-las no planejamento.
As categorias de risco no Scrum, por exemplo, podem ser divididas em 3 principais:
- riscos financeiros: a empresa pode pagar e estimar os custos do projeto?
- riscos de negócio: a solução vai ser usada? Resolve os problemas dos usuários?
- riscos técnicos: é possível construí-la com ROI aceitável? E é uma solução sustentável?
Neste contexto, o gerenciamento de riscos em ambientes tecnológicos ágeis e flexíveis deve compreender a existência de oportunidades e ameaças. Esta gestão contínua deverá ocorrer de forma proativa e durante todo o projeto.
Sim, é bem parecido com projetos da Metodologia Cascata (Waterfall). Mantém-se a sequência de identificar, avaliar, definir ações e agir. Como no passado, os riscos podem ser positivos ou negativos, gerando oportunidades ou ameaças.
Aliás, neste ponto, vale a pena mencionar o DevOps na metodologia ágil. O método é visto como uma otimização do modelo agile graças à alta capacidade de melhorar a comunicação entre os times envolvidos e o cliente em uma nova cultura de trabalho.
< Saiba mais: o que é DevOps? Qual a sua importância para os negócios? / >
O que é issue management?
Mergulhando no conceito, existe diferença entre riscos e incertezas em projetos.
Sobre riscos, temos algumas informações, enquanto na incerteza muito pouco sabemos. Com este raciocínio, é importante definir outro termo muito utilizado no mundo dos projetos de TI, o issue management.
Este termo remete às certezas ocorridas em um evento dentro do projeto que já se tornaram um problema para resolver e ser cuidado pela equipe.
Tanto na visão tradicional da gestão de riscos em projetos quanto nas novas propostas em função da agilidade, são considerados a ambição, tolerância e limites dos riscos.
Definir a quantidade de incertezas que os stakeholders estão dispostos a assumir reflete a ambição. Indicar o grau de risco que os stakeholders resistirão relaciona-se com sua tolerância.
Os limites dos riscos são os níveis em que o risco é aceitável para a organização. Se estiver abaixo deste limite, os stakeholders têm maior probabilidade de aceitar.
Assim, a comunicação com os stakeholders diante dos riscos é fundamental para as duas perspectivas de gestão de projetos, cascata e ágil.
< Dica de leitura: o que é Modern Agile e qual a diferença do Manifesto Ágil? / >
Spike: método ágil de gestão de riscos em projetos
Em tempos de valorização da inovação, podemos observar o aparecimento de técnicas como o Spike junto de metodologias ágeis. Trata-se de um experimento que envolve pesquisa e prototipação para identificar potenciais riscos.
Em um Spike, alguns dias de exercícios intensos são conduzidos no início do projeto. Se a perspectiva é a reutilização, então técnicas de identificação de riscos nos métodos ágeis podem incluir:
- revisão de lições aprendidas;
- checklist de riscos;
- lista de riscos automáticos;
- brainstorming;
- Estrutura Analítica de Riscos (EAR).
O Spike na gestão de riscos em projetos também funciona como um evento “time-box”, um tempo pré-definido e limitado que precisa ser definido, assim como o que de fato será feito nele.
Logo, seu objetivo é obter conhecimento necessário para reduzir os riscos, entender melhor os requisitos técnicos e aumentar a confiabilidade da equipe no projeto.
Em outras palavras, você utiliza um tempo na sua sprint Scrum para conhecer mais sobre uma nova solução, tomar decisões com segurança e economizar tempo e dinheiro com eventuais retrabalhos no futuro.
Como acompanhar a gestão de riscos em projetos?
Existem diferentes modos de acompanhar um Spike na gestão de riscos em projetos, verificar se a solução é adequada ao seu produto e reduzir as incertezas, como:
- fazer um protótipo,
- validar uma prova de conceito;
- realizar um experimento;
- elaborar um estudo.
Essas ideias servem para colher o máximo possível de informações importantes antes de tomar decisões.
De certa forma, a estratégia para gestão dos riscos em projetos de métodos ágeis possui semelhanças com o que já se faz em projetos comuns.
Portanto, o conhecimento adquirido em soluções consolidadas pode apoiar a migração de forma suave para inovações nos processos que envolvem os riscos.
É importante lembrar que o planejamento do gerenciamento de riscos tem maior foco em stakeholders nas novas abordagens. Tamanho ou complexidade não significa que uma ou outra técnica será descartada.
< Não deixe de ler: como fazer uma gestão de riscos financeiros? / >
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