Entender o que é Kanban é essencial para todo gestor que deseja definir melhor as prioridades de seu negócio e otimizar a produtividade das ações de sua equipe.
Esse método para gestão de projetos teve início nas linhas de produção de automóveis e foi adaptado para facilitar a visualização e o entendimento sobre o fluxo natural de operação e desenvolvimento em diversos setores.
Ele é muito utilizado nas empresas de tecnologia para identificar e delinear as etapas dos processos de produção. Entretanto, sua eficiência é tanta que o método tem sido incorporado também nos estudos e na rotina pessoal.
Assim, o seu objetivo é deixar o trabalho mais fluido e transparente, otimizando o tempo da equipe de uma forma bem simples e intuitiva. A boa notícia é que o Kanban pode ser utilizado tanto no meio digital, como em aplicativos, quanto de forma manual, em quadros e papéis.
Portanto, se você tem dificuldades em se organizar ou manter o seu time focado e produtivo, continue a leitura deste artigo.
Nesse post vamos mostrar o que é Kanban, como funciona, como aplicar o sistema aos seus processos e quais as vantagens em fazê-lo. Confira!
O que é Kanban?
Na prática, o Kanban é um sistema visual que representa o fluxo de trabalho e permite uma gestão mais organizada, fluida e compreensível para todos os envolvidos. Ele é formado por colunas, representando o estágio de produção, e cartões, que definem as tarefas de uma equipe.
Ele funciona como um framework que controla atividades por ordem de execução. Dessa forma, em um quadro são separadas três colunas: uma para tarefas a serem executadas, outra para tarefas em andamento e a última para tarefas entregues.
Os cartões de tarefas contêm a descrição e os requisitos para conclusão de cada trabalho. Ao serem distribuídas entre atividades prontas para execução, em andamento e concluídas,o workflow de um projeto ou operação fica mais claro.
Logo, é possível ter uma visão macro do que deve ser executado, o que facilita a organização das tarefas e otimização da gestão. Dentre as funções do Kanban, as três primordiais são:
- organizar o fluxo de tarefas e mostrar uma dimensão do que precisa ser produzido, do que já está em execução e qual o ritmo dessa produção;
- balancear os processos anteriores e posteriores para que nenhuma etapa seja pulada e interrompida pela falta de entrega;
- estabelecer o número de atividades que devem ser feitas pela equipe para não sobrecarregar ninguém e respeitar a capacidade de produção de cada um.
O que significa Kanban?
O termo “kanban” pode ser entendido livremente como cartão, sinal visual ou quadro visual. Esse sistema foi criado em 1940 pelo engenheiro Taiichi Ohno, no Japão. Ele era um dos gestores da montadora Toyota e se inspirou na organização das prateleiras do supermercado para criar o método.
Afinal, os mercados da época monitoravam o estoque repondo apenas o necessário para atingir a demanda do comprador. Na fábrica da Toyota, o processo era semelhante com gerenciamento de inventário.
Dessa forma, Taiichi alinhava o estoque com o uso de peças suficientes para montagem de carros por meio de um cartão que desenvolveu, o kanban, que servia como um sinal que determinada etapa produtiva havia sido concluída, permitindo que os funcionários entendessem rapidamente que deveriam atender novas demandas.
Escrito com o k minúsculo, kanban significa cartão. No entanto, em 2004 tivemos o nascimento do método Kanban.
Ele foi criado por um estudioso das metodologias ágeis, David J. Anderson, que combinou os 12 princípios do Manifesto Ágil com essa simples representação visual implementada por Taiichi Ohno.
O resultado foi um sistema de colunas e cartões que representa o fluxo de trabalho com clareza e praticidade, podendo ser aplicado em diversos setores, tanto no formato digital quanto no físico.
Desse modo, as colunas representam os seguintes itens:
- Idea (ideia): aqui ficam os cartões de tarefas que ainda não foram aprovadas ou precisam de mais informações para serem passadas à equipe;
- To do (a fazer): essa coluna é dedicada às tarefas disponíveis para uma equipe, que já foram aprovadas pela gestão do projeto e contém os dados necessários para execução;
- Doing (em andamento): serve para sinalizar todas as ações que estão sendo executadas no momento, facilitando a visualização do que cada um está fazendo;
- Done (concluído): tarefas que foram concluídas pela equipe, para mostrar os problemas e necessidades de um projeto que foram atendidas.
O modelo serve como um sistema que permite enxergar e fazer apenas o que é necessário, quando necessário e na quantidade necessária. Em termos de produção, a empresa se beneficia na comunicação entre colaboradores, já que eles entendem melhor o que é para ser feito.
Para que serve o Kanban?
Entender para que serve o Kanban é bem simples, basta saber que esse método busca representar visualmente as tarefas a serem executadas em projetos e linhas de produção, assim como o estágio de conclusão onde elas se encontram.
Quando um colaborador está disponível para assumir uma demanda, ele vai até a coluna inicial, de ações prontas para serem executadas, passando a tarefa escolhida para a coluna “em andamento”.
Depois de concluída, ele passa o cartão da atividade para a última coluna, dos trabalhos entregues, voltando sua atenção novamente para a lista de tarefas disponíveis na primeira coluna, reiniciando o fluxo com uma nova ação em progresso.
Desse modo, o método Kanban serve para elevar o foco, produtividade e organização nos trabalhos de uma equipe, concentrando sua atenção no que está disponível e no status de cada atividade, reduzindo simultaneamente as eventuais distrações e interrupções do time.
Como funciona o Kanban?
Depois de entender o que é o Kanban e para que serve essa metodologia, precisamos nos atentar sobre como ele é capaz de atingir seus objetivos. Para saber como funciona o Kanban, basta avaliar os quatro conceitos que formam os pilares do método, são eles:
1. Organização da demanda atual
O primeiro pilar indica que o sucesso da metodologia começa com a sua aplicação no que sua equipe já faz. Antes de mudar a organização das tarefas, veja como pode ser feita a representação visual do que está em andamento na sua operação.
Prefira a evolução a uma abordagem disruptiva.
2. Implementação gradual de melhorias processuais
Ao adaptar suas atividades para a representação visual do método Kanban, identifique pontos que podem passar por melhorias incrementais e gradativas, que, somadas, podem deixar o fluxo de trabalho mais eficiente e com maior qualidade..
3. Foco na conclusão de tarefas abertas
Antes de buscar uma performance extra e colaboradores que superam suas expectativas, foque em cumprir as demandas atuais de acordo com os requisitos já estabelecidos, garantindo um fluxo satisfatório de entregas, antes de mais nada.
4. Estímulo à iniciativas e feedbacks internos
O último pilar representa o ideal de autonomia e a aplicação de melhorias constantes ao trabalho executado, mostrando que os seus colaboradores podem liderar iniciativas por melhores resultados, identificando pontos no processo que podem ser otimizados.
4 passos fundamentais para implementação do Kanban
Para implementar o método Kanban, existem 4 passos fundamentais. Confira quais são a seguir:
- Preparar a equipe: o primeiro passo para adotar o sistema Kanban é reunir o time e explicar como funciona cada etapa. Deixe bem definido o seu conceito, princípios e dê um exemplo para ilustrar. Em seguida, enumere os benefícios que a equipe pode ter com o seu uso;
- Identificar estágios do processo: nesta etapa, é necessário mapear todos os processos e seus estágios para montar o quadro Kanban corretamente, com o número de colunas necessárias para enquadrar as atividades. O fluxo mais usado tem início na coluna “para fazer” e termina na “feita”. No meio, geralmente usa o “em produção”, mas não é regra e pode ser adaptado a um modelo que se enquadre melhor no seu negócio;
- Definir esquema de priorização: para tornar a comunicação mais uniforme e efetiva, escolha uma maneira de definir cada tarefa, seja ela urgente, menos urgente e não urgente. Aqui você pode usar tanto as cores quanto colunas para tal função – o importante é separar a ordem de execução;
- Avaliar para melhorar: após a implantação do Kanban, solicite feedback da equipe sobre o que pode ser otimizado, quais foram os maiores desafios e pensem juntos em soluções para esses impasses.
O que é Kanban e quais as suas vantagens?
O método Kanban traz diversos benefícios para seus usuários. Ele é uma maneira eficiente de organizar o fluxo de tarefas da sua empresa por ser versátil – sendo adaptável para o meio digital ou manual – e ter um layout intuitivo.
Confira as principais vantagens desse método a seguir.
1. Autonomia
Com o quadro do Kanban a vista, o colaborador tem autonomia para gerenciar os seus projetos sem depender de alguém delegar. Lógico que é o gestor que vai inserir as informações nos cartões, mas cada um do time pode acompanhar o status da entrega, como também adiantar outras tarefas “puxando” direto do cartão “para fazer”.
2. Priorização de atividades
No quadro, as tarefas mais urgentes podem ser adaptadas com uma cor específica, sinalizando a sua priorização. Em alguns casos, somente as tarefas importantes vão para o quadro, certificando de que serão finalizadas no tempo determinado.
3. Aumento da produtividade
Uma das principais vantagens do Kanban é o aumento da produtividade. Quando a equipe tem visão sobre o que tem que ser feito, pode ter tranquilidade para executar aquelas tarefas e se organizar melhor para executá-las e finalizá-las em tempo hábil.
4. Colaboração
Com a centralização das tarefas em um único lugar, é possível ver não só as atividades individuais, como também de todos os outros colegas de trabalho. Dessa forma, percebendo que alguns possuem mais tarefas do que outros, ou que algumas estão atrasadas, ter empatia e auxiliar aquele colega pode ser uma grande vantagem para o time e empresa como um todo.
Agora que você sabe quais as vantagens do Kanban, vamos acompanhar como dominar a metodologia e implementá-la no seu negócio ou organização pessoal?
Como usar o Kanban no dia a dia?
O primeiro passo para implementar o Kanban na sua rotina diária é estabelecer em qual meio você irá utilizá-lo: físico ou virtual. Em seguida, definir quais colunas terão no seu quadro: serão as três principais, ou existe mais alguma que é relevante colocar?
Por fim, separa as equipes que terão acesso ao quadro, delegar tarefas para cada colaborador e começar o fluxo. É bem simples e pode ser praticado tanto na vida profissional quanto pessoal, basta mudar apenas os quadros do Kanban e cartões de tarefa.
< Leia também: Gerenciamento de projetos: entenda sua importância e por onde começar />.
5 boas práticas para aplicação do Kanban
Por mais simples que o método Kanban seja, existem algumas práticas centrais que otimizam o processo. Veja a seguir.
1. Torne o fluxo de trabalho visual
Como o Kanban é uma ferramenta visual, então tornar o fluxo de trabalho visível no quadro é o primeiro passo para a sua implementação. Assim, a equipe consegue visualizar todas as atividades e atribuições de cada um. Na maioria das vezes, a visualização se dá a partir de um quadro, seja virtual ou físico, com algumas colunas e cartões que simbolizam as atividades.
2. Estabeleça limites para o andamento das tarefas
Estabelecer o número máximo de tarefas para cada colaborador é fundamental para não sobrecarregar o time ou os indivíduos. A principal funcionalidade do Kanban é facilitar o trabalho e melhorar a produtividade, por isso, delimitar o Work-In-Progress ajuda a manter as pessoas no seu foco.
3. Otimize a gestão do fluxo
Como consequência das duas primeiras práticas, após tornar visual o trabalho e limitar o andamento das tarefas, é mais fácil compreender qual tempo leva cada estágio das tarefas e estabelecer prazos que sejam compatíveis com sua execução.
Afinal, gerenciar o fluxo é entender o contexto, fazendo mudanças e ajustando o que for necessário para que as entregas sejam mais efetivas como um todo.
4. Especifique as políticas de processos
Assim como todos os processos possuem regras que guiem o seu funcionamento, no Kanban não é diferente. É necessário criar uma política de processos para que todos saibam o que deve ser feito e como deve ser feito, tornando as práticas padronizadas para que ninguém seja prejudicado.
Deixe a política à vista para que todos saibam da sua existência e consigam consultar quando acharem necessário. Neste documento, é comum ter informações como:
- Checklists;
- SLAs (Service Level Agreement);
- Descrição das atividades;
- Cargos envolvidos em cada uma dessas atividades.
5. Crie um ecossistema de feedbacks contínuos
Os feedbacks ajudam a entender processos que podem ser melhorados ou que estão dando certo e podemos manter. Dessa forma, temos a garantia de que o melhor trabalho está sendo feito, no menor tempo possível.
Como uma ferramenta visual, no Kanban é possível dar feedbacks de diferentes tipos, como:
- Verificação das atividades antes da devolução final;
- Notas sobre problemas enfrentados durante o processo;
- Comunicação sobre possibilidades de melhoria;
- Alinhamento para remover gargalos do processo.
Kanban vs Scrum
Agora que você já sabe o que é Kanban, deve estar se perguntando sobre as diferenças entre esse método e Scrum. Afinal, os dois são metodologias cujo objetivo é melhorar a gestão.
A verdade é que elas são complementares, ou seja, você pode utilizar tanto uma quanto a outra no seu fluxo de gestão. Mas sim, existem diferenças e é importante saber quais são.
A primeira delas se trata do ritmo de implementação. No Scrum, as tarefas têm data para começar e terminar, ao contrário do Kanban, que as tarefas são finalizadas quando termina o fluxo e o quadro fica vazio.
A segunda diferença são as atribuições, já que no Kanban qualquer pessoa envolvida no projeto pode delegar as tarefas e movimentar o quadro. Entretanto, no Scrum as divisões são feitas pelo Scrum Master, o Product Owner e a equipe de desenvolvimento.
No quesito entregas, as do Scrum são feitas no final de cada sprint e autenticadas pelo Product Owner. No Kanban não há uma definição sobre como as entregas devem ser feitas e pode ser acordada entre gestor e time.
Essas são as principais diferenças entre os dois métodos. Como se pode ver, um não substitui o outro, já que suas funções não são idênticas, mas podem ser combinados para atingir resultados mais duradouros.
Qual a importância do Kanban para gestão e execução de projetos?
Em resumo, o Kanban é uma técnica utilizada há várias décadas, com eficácia comprovada. Ao longo do tempo, ela vem sendo aperfeiçoada e implementada no meio digital, otimizando processos nos mais diferentes setores e empreendimentos.
Ela pode ser aplicada para a gestão ágil de produtos, desenvolvimento de projetos e operação diária de equipes em variados setores, que passam a enxergar as suas demandas e responsabilidades com mais transparência e assertividade
Dominar metodologias ágeis e o método Kanban tem se tornado uma das principais exigências do mercado para a seleção de gestores, buscando maneiras inteligentes de otimizar a abordagem de equipes para as tarefas que executam
Agora que você já sabe o que é Kanban, está na hora de aprender a colocar essa metodologia em prática.
Para isso, indicamos o Bootcamp para Gerente de Projetos da XP Educação, o curso online perfeito para aprender as estratégias e práticas mais importantes para a gestão do desenvolvimento de softwares.
São aulas completamente interativas, apoiadas por uma didática pragmática e objetiva, ideal para aprender com as grandes mentes do mercado e se tornar um profissional valioso para empresas do mundo todo.Faça já sua matrícula: Bootcamp Gerente de Projetos XP Educação
