O trabalho do seu time não está fluindo da maneira ideal? Pois, talvez você deva repensar suas estratégias ou, então, lançar mão de novas práticas, como programar uma reunião de retrospectiva de tempos em tempos.
Afinal, independentemente da maturidade de uma organização, não existe uma receita de bolo que gere um método de trabalho impecável.
Apesar da fórmula mágica não existir, há maneiras inteligentes e simples de otimizar o trabalho de uma equipe. A reunião de retrospectiva, certamente, é uma delas.
O que é uma reunião de retrospectiva?
Uma boa reunião de retrospectiva expõe os problemas e desafios que a equipe enfrenta. O próprio time deve ser capaz de encontrar as melhores maneiras de aprimorar o trabalho realizado e adaptar-se ao contexto em que estão.
Certamente não é em uma única reunião que todos os problemas serão descobertos e resolvidos. Haverá diversas. E, à medida que o time descobre e resolve problemas, outros surgem e são resolvidos. Essa é a receita para a melhoria contínua.
Para garantir que cada reunião leve o time para um estágio melhor, é importante uma boa condução da reunião. Uma abordagem interessante para as reuniões é proposta pelo autor Paulo Carolli em seu livro Retrospectivas Divertidas.
No livro ele propõe uma estrutura para produzir um ambiente amigável para que as pessoas discutam os problemas do time e consigam chegar a ações necessárias para as melhorias.
Como a reunião de retrospectiva está relacionada ao Scrum?
A reunião de retrospectiva é uma das etapas da metodologia Scrum, que gerencia projetos.
No método Scrum, há quatro cerimônias:
- Reunião de planejamento, para definir e planejar os próximos passos
- Reunião diária, para que o time esteja sempre sincronizado entre si
- Reunião de revisão, para verificar se o produto é o melhor possível
- Reunião de retrospectiva, para avaliar as atividades realizadas e pensar como é possível fazer melhor na próxima iteração.
Para que serve a reunião de retrospectiva?
Percebeu que a reunião de retrospectiva é o último encontro do time de desenvolvimento, depois da reunião de revisão, certo? Ou seja, ela é o final da sprint e serve para verificar o andamento da última reunião e identificar o que pode ser feito para melhorar os resultados.
De acordo com o guia do Scrum, a reunião de retrospectiva da sprint tem como seus principais objetivos:
- Avaliar a última sprint e entender como ela está em relação às pessoas, às relações, às ferramentas e aos processos. Ela inspeciona o comprometimento de todos do time, se as ferramentas usadas estão adequadas e sendo bem-utilizadas, se o processo de Scrum está seguindo sem problemas e o que pode ser ajustado.
- Organizar todos os pontos que tiveram sucesso e os que precisam de melhorias. Isto é, a reunião de retrospectiva no Scrum é usada para identificar pontos positivos e negativos dos processos.
- Desenvolver planos de ações para resolver gargalos e problemas operacionais. Em suma para que serve a reunião de retrospectiva é justamente analisar o que deve ser alterado nas sprints e não repetir os mesmos erros, fornecendo um plano com soluções, com metas e prazos.
A reunião de retrospectiva da sprint também contribui com a metodologia ágil, chamada de Agile em inglês. Muito usada por times de desenvolvimento, ela foca em agilizar a execução de projetos unindo uma boa comunicação a feedback dos colaboradores para visualizar mudanças e colocar em prática ações que gerem resultados.
Para esclarecer melhor: o Scrum é um método utilizado pelas equipes de desenvolvimento que trabalham com ferramentas e softwares Agile. O Manifesto Ágil inclui:
- foco em pessoas e interações;
- softwares em pleno funcionamento;
- colaboração com clientes;
- respostas rápidas para resolver problemas.
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Como fazer uma reunião de retrospectiva no Scrum?
A proposta do livro de Caroli é realizar a reunião de retrospectiva em 8 passos:
1 – Definição do contexto
Fazer a abertura da reunião e explicar o papel de cada pessoa ali. Lembrar o time de que é o principal responsável por encontrar os problemas e propor a solução. Na definição do contexto é importante colocar a situação temporal do time.
2 – Diretiva primária
Um ponto interessante da proposta é garantir a leitura de uma frase em toda reunião, que estabelece uma postura de melhoria contínua, e não de lavagem de roupa suja e culpabilização.
A diretiva proposta é: “Independente do que descobrimos, nós entendemos e acreditamos que todos fizeram o melhor que poderiam, dado o que era conhecido na época, as suas competência e habilidades, os recursos disponíveis, bem como a situação enfrentada”. Essa diretiva ajuda a sintonizar todas as pessoas no clima certo para a reunião de retrospectiva.
3 – Energização
A energização é um momento em que uma dinâmica é realizada para “acordar” todos e dar energia para a continuidade da reunião. São brincadeiras selecionadas para ajudar na formação do espírito de equipe ou para ajudar a descontrair quando o clima estiver tenso.
4 – Check-in
No momento do check-in é realizada alguma atividade para verificar o clima do ambiente e das pessoas. É interessante nesse momento, ver como as pessoas estão se sentindo em relação à reunião para tirar o melhor proveito possível do momento.
5 – Prato Principal
O prato principal é quando as questões do time são levantadas e discutidas. É o momento de maior duração e importância da reunião. Tudo que aconteceu antes foi para preparar o time para esse momento. Há várias propostas de dinâmicas lúdicas que ajudam as pessoas a levantarem problemas, sem gerar um clima tenso ou conflitos entre as pessoas.
Geralmente utiliza-se notas adesivas para levantar o problema, para evitar que as pessoas tenham que falar dos problemas em voz alta. Mas isso depende da estrutura e da maturidade de cada equipe.
6 – Filtragem
Depois de identificados e levantados os principais pontos de sucesso e de melhoria da equipe, uma filtragem deverá ser realizada para separar aquilo que é mais relevante e que deverá ser trabalhado pela equipe na próxima sprint.
Afinal, a equipe não vai conseguir resolver todos os problemas de uma vez. A filtragem deve ser realizada pela própria equipe com base em critérios pré-definidos. Dessa forma, garante-se que o foco será direcionado para as coisas realmente prioritárias.
7 – Definição dos próximos passos
Depois de feita a filtragem, é importante definir as ações que serão tomadas. Toda reunião de retrospectiva deve resultar em decisões e ações a serem tomadas. Caso contrário, ela não tem valor nenhum. Nesse ponto, define-se as ações a serem tomadas e quem ficará responsável por cada uma delas. Isso garante a efetivação das ideias de melhorias.
8 – Check-out
A reunião terminou e nesse ponto de fechamento queremos saber como as pessoas se sentem em relação à reunião. Vamos verificar se as pessoas viram real valor nas decisões da reunião e se para elas valeu a pena. É como se fosse uma “retrospectiva da retrospectiva”, um termômetro para nos ajudar a pensar como melhorar para a próxima reunião.
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Uma boa reunião de retrospectiva ajuda a transformar um conjunto de pessoas, em um time capaz de encontrar seus problemas e solucioná-los, encontrando as respostas para os principais desafios. É uma maneira de melhorar a comunicação, eficiência e qualidade do trabalho da equipe.
Reunir um grupo de pessoas para falar de problemas e discutir soluções não é nada fácil, podendo ser um dos principais desafios da formação de times ágeis. Mas o esforço para atingir esse nível de maturidade certamente é recompensado com um ambiente de trabalho melhor e mais sustentável, além de mais produtividade e qualidade no trabalho.
Seja com a técnica vista aqui ou qualquer outra técnica, as reuniões de retrospectiva são um elemento fundamental de qualquer iniciativa de melhoria, pois dá autonomia e poder para o time resolver os próprios problemas, e estimula o senso de responsabilidade das pessoas.
E você, qual técnica utiliza nas suas reuniões de retrospectiva? Quais os resultados seu time conseguiu alcançar?
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