Para que uma empresa gere e mantenha bons resultados, é preciso que ela tenha processos claros e bem definidos. Esses processos devem ser conduzidos pelo time por meio da implementação e uso de ferramentas, estratégias e metodologias. Entre elas, o ciclo BPM.
Essa metodologia é usada pelas companhias na organização de seus processos. Se você ainda não sabe como ela funciona, pode conferir no artigo abaixo. Afinal, agilidade e inteligência deve ser o objetivo de qualquer negócio.
BPM: o que é?
BPM é a sigla para Business Process Management. Em português, ela significa Gerenciamento de Processos de Negócios ou Gestão de Processos. É esse gerenciamento que define quais caminhos uma atividade deve percorrer dentro de uma empresa.
O principal objetivo do ciclo BPM é gerar resultados consistentes para as companhias. Mas, para que sejam de fato consistentes, esses resultados precisam estar alinhados com os objetivos estratégicos do negócio.
Para ilustrar, vamos pensar em uma empresa que quer estabelecer um programa de avaliação de desempenho para anteceder uma rodada de promoções. Para que esse projeto aconteça como o esperado, é preciso definir alguns pontos, entre eles:
- Quais serão os pontos analisados na avaliação (performance, comportamento, valores);
- Quais indicadores serão usados para definir o atingimento ou não-atingimento de um resultado;
- Qual sistema será usado para a avaliação;
- Como será a mecânica de avaliação (todos, pares, subordinados, líderes);
- Qual o plano de ação para que colaboradores mal avaliados melhorem seus resultados;
- Qual a periodicidade da avaliação;
- Como serão estabelecidos os acordos entre colaborador e gestor para futuras avaliações;
Após esse mapeamento, é preciso definir regras para que as atividades aconteçam de maneira padronizada. Isto é, a criação de fluxos e processos – ou a definição do ciclo BPM.
Quais são as fases de um ciclo BPM?
É comum pensar que processos são criados apenas para direcionar uma empresa e seu time na condução das atividades. De fato, a definição de padrões é uma das principais funções. Porém, é importante saber que processos também devem ser vivos.
Isso significa que após serem estabelecidos, eles deve ser monitorados. Nem sempre o que foi criado para melhorar uma atividade no presente irá funcionar no futuro. Pessoas mudam, tecnologias evoluem e objetivos se renovam. Assim, um processo deve ser constantemente observado para que se adapte às necessidades do negócio e evolua com suas mudanças.
Agora que você já sabe a importância de ter processos bem definidos em uma empresa, chegou a hora de conhecer como eles são construídos e constantemente melhorados.
1. Planejamento estratégico
Não existe construção ou melhoria de um processo sem entendimento profundo das necessidades e objetivos do negócio.
É por isso que o primeiro passo do ciclo BPM é levantar os principais problemas de uma empresa. Com essa visão, é possível entender como os processos podem ajudar a resolvê-los.
Quem está definindo processos pela primeira vez, precisa mirar nos objetivos estratégicos e como as atividades devem ser executadas para alcançá-los. Quem já possui processos, deve revisitá-los a fim de identificar criticidades e atuar sobre elas.
2. Modelagem
Pense no processo de confecção em uma alfaiataria. Nele, é preciso tirar todas as medidas do corpo do homem para que a peça seja produzida. Assim é com a definição de processos de uma empresa também.
Na fase da modelagem, é preciso conhecer todas as etapas da cadeia. Isso consiste em avaliar minuciosamente todas as áreas, como os processos adotados por elas e os fluxos seguidos.
Com essas informações levantadas, fica mais fácil projetar melhorias, pois dores e gargalos são identificados.
Uma das metodologias mais usadas durante a modelagem é a “as is / to be”, que em português significa “como está / como deve ser”. É por meio dela que é possível avaliar a situação atual de um negócio e o que deve ser feito para que ele se torne ideal.
3. Implantação
Com a visão obtida nos passos anteriores, a fase de implantação viabiliza a tomada de decisões. Nela, são definidos pontos como:
- Cronogramas;
- Responsáveis;
- Metas.
O objetivo principal é colocar em prática os processos projetados anteriormente. É nesse momento que se define quais tecnologias serão usadas, como será feito o acompanhamento e quais resultados esperam ser atingidos.
4. Monitoramento e controle
Depois de que um processo é implementado, é preciso fazer seu acompanhamento. Esse monitoramento é feito com a ajuda de KPIs definidos nas etapas de planejamento e implantação.
O objetivo nesta fase é entender se os problemas mapeados foram resolvidos ou pelo menos minimizados.
5. Refinamento
Caso a etapa anterior indique que um processo precisa de melhorias, é na etapa 5 que ele deve ser ajustado.
Mas não pense que o refinamento serve apenas para falhas identificadas. Essa fase deve ser revisitada constantemente, a fim de garantir a melhoria contínua do negócio.
Como diferenciar gestão por processos e gestão de processos?
Embora pareçam ter o mesmo significado, existem diferenças entre a gestão POR processos e a gestão DE processos.
Neste artigo estamos falando sobre a gestão DE processos. E como você já viu, seu objetivo é desenvolver uma metodologia para identificar, mapear e redesenhar processos.
Já a gestão POR processos é pautada por uma visão mais ampla do negócio. O objetivo neste caso é integrar todas as áreas, estruturando-as a partir de processos.
Ou seja, enquanto a gestão de processos define e organiza processos organizacionais, a gestão por processos gere a companhia a partir desses processos.
Sistemas de gestão são um exemplo da gestão por processos. Por meio deles, é possível conectar e integrar diversas áreas da empresa e ter uma visão completa sobre o negócio a partir dos processos individuais das equipes.
Qual a importância do ciclo BPM nas empresas?
No começo desse texto nós dissemos que resultados são alcançados a partir de processos bem definidos. Mas não é só. O ciclo BPM vai além e oferece diversos benefícios e vantagens às empresas. Entre eles:
- Redução de tempo: atividades padronizadas e automatizadas geram economia de tempo na execução de atividades.
- Redução de custos: melhor do que reduzir tempo é reduzir custo. A eficiência provocada pelos processos faz com que custos relacionados à operação e execução de tarefas sejam reduzidos.
- Aumento da produtividade: quanto mais eficiente, mais produtivo um colaborador também se torna.
- Mensuração de resultados: a gestão de processos também viabiliza a criação de indicadores de desempenho. Com eles, é possível entender a performance individual e coletiva frente às atividades.
Passo a passo para implementar o ciclo BPM no seu negócio
Se você quer definir ou reavaliar processos em sua empresa, existem 5 passos importantes a serem seguidos. Veja um breve resumo sobre cada um:
1. Tenha entendimento sobre seus processos
Embora muitas empresas já tenham, ainda que timidamente, desenvolvido processos, é comum que eles estejam ultrapassados ou que sejam ineficazes.
Neste caso, é preciso diagnosticar os processos existentes. Isso significa entender quais são seus objetivos e se eles os cumprem e o quanto são relevantes para os resultados da empresa.
Basta olhar cuidadosamente para eles para obter insights valiosos.
2. Defina a governança
O sucesso de todo negócio está vinculado ao seu bastidor. Isso inclui desde pessoas até tecnologias e, claro, os processos.
Para que essa esteira funcione corretamente, é preciso estabelecer regras, padrões e metodologias. É chamada governança de processos, que traz clareza sobre cada etapa e suas necessidades.
3. Mapeie os processos
É comum que processos sejam definidos em momentos diferentes do negócio. Isso não é necessariamente um problema, mas se não mapeados podem não se complementar e, consequentemente, reduzir a eficiência das atividades.
Com o mapeamento de processos, é possível ver com clareza esses pontos.
4. Melhore os processos
Se você entender que, assim como no passo acima, seus processos estão desencontrados, é preciso encaixá-los. Isso significar desenhar novas estruturas que se adaptem às necessidades e aos processos já existentes.
O objetivo aqui é integrar o negócio e gerar eficiência de ponta a ponta.
5. Mantenha o controle
De nada adiantar criar processos brilhantes se eles não forem acompanhados de perto. A dica é revisitá-los periodicamente para entender se ainda estão relevantes ou se precisam de ajustes para se manterem compatíveis com os objetivos e estratégias.
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