Fazer a gestão de projetos não é uma tarefa fácil. O fluxo de atividades muitas vezes é alto e organizá-lo é um grande desafio. Por isso, é preciso que o profissional responsável por ligar os pontos seja extremamente organizado. Além disso, ele precisa utilizar ferramentas e técnicas que possam ajudar ao longo do processo. E uma das mais usadas pelos profissionais é a Work Breakdown Structure, ou WBS. Mas você sabe o que é isso?
Neste artigo separamos as principais informações sobre o tema. Aqui você vai entender o conceito dessa técnica, como ela foi desenvolvida, para que serve, seus principais benefícios, desvantagens, além dos principais tipos e as diferenças para um cronograma. Se é isso que procura, então aproveite o texto e boa leitura!
O que é WBS?
Na tradução para o português, o termo Work Breakdown Structure significa Estrutura Analítica de Projeto. Entre os profissionais, também é chamada de EAP. Ela nada mais é do que uma ferramenta utilizada para facilitar o desenvolvimento de um projeto. O principal objetivo é ajudar na organização do trabalho, simplificando etapas e tarefas. Com isso, todas as áreas envolvidas conseguem absorver, de forma clara, o que devem executar.
Como o WBS foi desenvolvido?
O WBS foi desenvolvido em árvore exaustiva, ou seja, com o intuito de facilitar a hierarquia dos processos. Dessa forma, os projetos ganham agilidade, com uma organização conjunta, envolvendo e interligando todas as áreas necessárias, sejam aquelas com especificações mais gerais ou aquelas mais específicas.
Para que serve o work breakdown structure?
O WBS talvez seja uma das ferramentas mais importantes dentro das empresas. Ele é essencial para que o gerenciamento de projetos funcione de forma simples e clara. Afinal, ele facilita a comunicação entre os stakeholders da companhia e estabelece, de forma clara, o escopo de cada tarefa.
Por conta disso, o WBS precisa ser o mais completo e detalhado possível. Mas vale ressaltar que, apesar disso, ele também não pode ser extenso. Isso porque uma quantidade grande de informações pode aumentar a complexidade e o entendimento do projeto.
Principais benefícios do WBS
A implementação do work breakdown structure pode trazer uma série de benefícios aos projetos das empresas. É uma importante ferramenta na estratégia de metodologia ágil aplicada nas equipes. A seguir, separamos as principais vantagens do EAP:
- Facilita a comunicação entre o gestor de projetos e todos os stakeholders;
- Esclarece detalhes e orienta as equipes para os objetivos de cada etapa;
- Identifica e estabelece responsáveis em cada uma das fases do projeto;
- Permite estimar o esforço, o custo e a duração de todo o programa;
- Possibilita fazer a gestão de riscos em projetos;
- Delimita claramente as tarefas esperadas e os responsáveis por cada uma;
E as desvantagens que uma estrutura analítica de projeto pode ter?
Há uma linha tênue que precisa ser levada em consideração ao implementar o WBS na empresa e que pode se tornar uma desvantagem no dia a dia. Como o objetivo dessa ferramenta é facilitar o trabalho de todas as áreas, caso ela não seja suficientemente clara, pode trazer, na verdade, mais burocracia para os times.
Por isso, o ideal é entender com cada um das equipes como elas podem entregar suas tarefas de forma mais eficiente, sem que os detalhes dificultem a execução dos jobs. A conexão com outros times deve ser direta e todos os problemas encontrados ao longo do processo devem ser informados. Afinal, nem tudo pode sair conforme o planejado.
Tipos de WBS
Quem desenvolve um projeto de WBS precisa ficar de olho em três diferentes tipos de estrutura. Eles são essenciais na fase de planejamento e o profissional pode incluir esses steps na Declaração de Escopo, que precisa estar presente no desenvolvimento de todo o projeto. Confira a seguir quais são eles e para que servem:
WBS por fases
Nessa etapa, o profissional deve considerar as fases do ciclo de vida de um projeto. Uma das principais vantagens dessa fase é que ela oferece uma visão cronológica do planejamento que você está pensando para o projeto. Além disso, é aqui que o entendimento de pessoas leigas é facilitado, bem como o gerenciamento das atividades.
WBS por entregas
Assim como o próprio nome diz, essa fase mostra de forma mais clara as entregas que compõem o projeto. Uma das vantagens é que ela facilita a discussão de caminhos alternativos, fazendo com que muitas áreas participem do processo de decisão dentro do projeto. Além disso, os riscos técnicos também são levados em consideração. A desvantagem, nesse caso, é que não oferece visão cronológica de todo o processo.
WBS por equipes
Nesse tipo de projeto é possível visualizar o trabalho a partir das equipes envolvidas nas etapas. É uma ótima fase para fazer alinhamentos entre os times, definindo, assim, as diferentes responsabilidades que compõem a estratégia do projeto. Quando olhamos para os desafios, podemos citar que, nesta etapa, não é possível visualizar a cronologia, nem a organização das entregas.
Qual a diferença entre um WBS e um cronograma?
Conforme falamos antes, um WBS é uma composição de trabalhos de um projeto e que facilita a visualização das entregas dos envolvidos. Porém, vale ressaltar que a WBS não mostra as atividades como um todo, somente pacotes de trabalho agrupados, sem individualizar a função de X ou Y. Para isso, existe o cronograma. Mas você sabe a diferença entre eles? E os prós e contras? Mostraremos tudo isso a seguir:
Prós e contras
WBS
Uma das principais vantagens da WBS é que você consegue estabelecer regras e critérios específicos para cada etapa de um projeto, deixando claro para todas as áreas envolvidas o que se espera de cada uma delas. Porém, uma das desvantagens é que você mostra somente o projeto de forma geral, sem conseguir especificar algumas necessidades específicas de áreas que estão relacionadas.
Cronograma
Um dos principais benefícios de um cronograma é que os envolvidos conseguem focar nas atividades, aumentando, assim, a produtividade das equipes. Além disso, os envolvidos conseguem prever gastos e antecipar falhas. Por fim, podemos dizer que o cronograma também tem como ponto positivo um mapeamento total das atividades. Assim, é possível saber o que está atrasado e o que está adiantado, ajustando o cronograma sempre que necessário.
Importância da work breakdown structure para um projeto
Uma das principais vantagens da WBS em um projeto é que ela ajuda a identificar riscos em um programa completo. Além disso, é possível ainda saber quais são os papéis esperados pelos stakeholders no plano estratégico e no de comunicação.
A WBS também conta com importância fundamental na gestão do escopo projetado, bem como o controle das mudanças e a gestão de cronogramas. No final das contas, é uma parte fundamental no planejamento de qualquer projeto dentro das empresas.
Como aplicar a WBS no dia a dia de uma empresa?
Se você deseja aplicar a WBS no seu dia a dia, precisa levar em conta os principais objetivos em questão. Separamos, a seguir, algumas dicas essenciais:
Decomposição
Ao decompor o trabalho, é possível fazer com que o nível dos pacotes seja suficientemente complexo. Esse tipo de circunstância poderá fazer com que as atividades possam ser controladas. Aplicando, assim, 100% do planejamento definido no projeto.
Ações x Entregas
As entregas do trabalho devem ser tangíveis, ou seja, que tenham execução prática e factíveis de serem realizadas. É preciso envolver todas as partes do projeto, sejam por meio de relatórios, reuniões, produtos, entre outros.
Visualização
Os níveis de projeto precisam ser facilmente visualizados. É preciso garantir uma ordem fácil de visão, podendo agilizar a customização das necessidades de um determinado projeto. Aqui, a facilidade na hierarquização das informações é um dos principais objetivos.
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