Você trabalha com gestão de projetos e às vezes tem dificuldades para criar o planejamento estratégico de um novo projeto? Se isso é um problema para você, está na hora de começar a aplicar a metodologia 5W2H no seu planejamento. E se você não sabe o que é a 5W2H, não se preocupe que nós vamos falar sobre ela de forma simples e descomplicada!
Em resumo, a 5W2H é uma técnica de fácil aplicação que consiste em um checklist com sete perguntas específicas que servirão para sanar dúvidas, facilitar a compreensão dos objetivos, e auxiliar no planejamento de ações e metas para o seu projeto.
Neste artigo, vamos aprofundar o tema, explicar como funciona a ferramenta 5W2H, quais são as perguntas da metodologia e porque você deve criar um plano de ação para o seu projeto ou empresa.
5W2H, o que é?
A metodologia 5W2H é uma ferramenta administrativa utilizada na etapa do planejamento estratégico que ajuda você e a sua equipe a desenvolver, acompanhar e avaliar projetos.
Basicamente, para aplicar a 5W2H no seu trabalho, você precisa apenas de uma planilha, uma tabela ou até mesmo um quadro em branco.
Logo em seguida, você precisa responder a apenas 7 perguntas com o máximo de informações. Cinco delas começam com W e outras duas perguntas começam com H – todas as iniciais se referem às perguntas em inglês. Por isso, o nome da metodologia 5W2H.
As 5W são:
- What (o que);
- Why (por que);
- Where (onde);
- When (quando);
- Who (quem).
Já as 2H são:
- How (como);
- How much (quanto custa).
Respondida às questões, você tem um plano de ação pronto só esperando para ser executado.
Para que serve e como funciona o 5w2h?
Uma análise 5H2W foi pensada para equipes que desejam implementar uma gestão eficiente de forma simples e descomplicada. Ela serve como uma ferramenta para projetar o crescimento e o futuro da sua empresa.
O método 5W2H serve para identificar e apresentar pontos fundamentais do projeto e da sua execução para o seu time. Por isso, por mais simples que possam parecer as perguntas de “o que?”, “por que?” ou “como?”, responda com atenção e sinceridade a cada uma das perguntas.
Pode parecer que não, mas um dos segredos para a boa execução da metodologia são as respostas francas e ricas em detalhes.
Diferentemente de outras metodologias de gestão ágil de projetos, a 5W2H é super dinâmica e pode ser ajustada em qualquer etapa do projeto, dependendo do andamento do planejamento.
Por conta disso, ela é indicada para qualquer empresa, não importa o tamanho. Mesmo se você for um microempreendedor, você pode utilizar a metodologia 5W2H para controlar o seu negócio.
O que significa cada pergunta e como responder
Agora que você já sabe o que é a metodologia 5H2W, falaremos um pouco sobre cada pergunta da sigla e qual papel elas desempenham na aplicação do método. Afinal, apesar de parecer simples responder a cada uma dessas questões, elas demandam atenção e cuidado por parte de quem está respondendo.
What (O que?)
Antes de qualquer coisa, você precisa saber o que (what) será feito. Aqui, a resposta deve se referir ao que será feito com riqueza de detalhes. Além de descrever a ação, você pode também listar quais são as etapas e quais são as responsabilidades de cada membro da equipe durante este processo.
Por exemplo: criar uma sala de jogos para a equipe. Essa é a resposta para a pergunta “o que será feito?”.
Why (Por que?)
Logo após definir o que será feito, você precisa justificar o porquê aquilo precisa ser executado. Aqui, você pode listar os motivos que levaram você, ou a organização, a tomarem essa decisão.
Essa é uma das etapas mais importantes no plano de ação 5W2H porque ela ajuda os colaboradores a entenderem a importância daquela ação.
Por exemplo: “criar um ambiente de descontração, onde os colaboradores podem relaxar e tirar uma pausa durante a jornada de trabalho. Assim, eles podem entregar melhores resultados” é o motivo pelo qual a sala de jogos precisa ser criada.
Where (Onde?)
Em seguida, é hora de definir onde o projeto será feito. Nessa etapa, é preciso determinar um local, seja ele físico ou online, para que as atividades sejam colocadas em prática.
No exemplo que estamos usando, da sala de jogos, o local pode ser uma sala vazia do prédio. Agora, se a situação for algum problema relacionado a máquina que está dificultando a execução de um processo, é preciso identificar onde está o problema para solucioná-lo.
Além disso, ainda há outros casos que o “onde” pode mudar para um ambiente virtual. Por exemplo, se uma equipe trabalha toda remotamente, o local onde o projeto vai ser salvo para que todos tenham acesso pode ser na nuvem ou em algum canal de comunicação interna.
When (Quando?)
Aqui você precisa definir os prazos para quando o projeto deve ser finalizado e é importante definir não apenas a data de início e a data de entrega do projeto.
Por isso, uma dica é anexar à sua tabela 5W2H um cronograma com datas de entrega para cada etapa do projeto e o responsável por ela. Assim, cada membro da equipe consegue visualizar com mais facilidade o andamento do projeto e quais as suas atribuições.
Who (Quem?)
A etapa do “quem?” se refere a quem será o responsável por fazer cada atividade do cronograma. Muitas vezes, essa etapa envolve pessoas dos mais variados cargos ou setores.
Porém, é sempre importante ter uma única responsável por coordenar e acompanhar todas as ações. Assim, fica mais fácil resolver problemas e evitar confusões na equipe.
Por exemplo: a supervisão da criação da sala de jogos fica sob a responsabilidade do setor de Recursos Humanos da empresa. A partir disso, o RH definirá um funcionário do setor para ficar responsável por acompanhar de perto o gerenciamento do projeto. Afinal, é uma proposta para aumentar o bem-estar dos colaboradores no ambiente de trabalho.
Entretanto, isso não impede que outros setores se envolvam no projeto. Nesse caso, o financeiro também é responsável pelo projeto da sala porque são eles que fazem a cotação e a compra dos materiais e objetos para a sala.
How (Como?)
Aqui, você precisa descrever o passo a passo do que foi definido nas perguntas anteriores. Basicamente, essa etapa consiste em abordar quais os métodos, os produtos, os softwares, tudo que está relacionado a execução do projeto.
É interessante ter um fluxograma onde essas informações possam estar disponíveis de forma organizada e fácil de ser consultada.
How much (Quanto custa?)
Por fim, você precisa fazer um planejamento financeiro de quanto vai custar o seu projeto. O orçamento é importante porque com ele você sabe qual a estimativa de valor, o quanto pode gastar e se precisa fazer alterações para que o projeto esteja dentro do seu orçamento.
Além disso, com o orçamento em mãos você também consegue se programar melhor para possíveis problemas que podem surgir até a finalização do projeto.
Por que utilizar a ferramenta 5w2h?
Um dos principais motivos pelo qual vale a pena implementar a 5W2H é a sua praticidade. Além disso, o baixo custo também é outro atrativo para as empresas. Afinal, você precisa apenas de um espaço para escrever as suas perguntas e respostas e assim montar o plano de ação.
Entretanto, as vantagens da metodologia vão muito além. Confira abaixo outras razões para aderir ao método 5W2H:
Aumentar a produtividade
Uma equipe que tem acesso a informações, como a razão do projeto, quais são os prazos e como o projeto precisa ser feito, e tem as suas atividades individuais bem estabelecidas é uma equipe mais produtiva.
Isso acontece porque os colaboradores não têm dúvidas sobre o que precisam fazer e entendem a importância do seu trabalho individual para o sucesso coletivo do projeto.
Otimizar prazos
Como consequência da comunicação efetiva e do aumento de produtividade da equipe, os prazos para entrega conseguem ser reduzidos e muitas vezes os projetos são finalizados antes do previsto.
Essa otimização só é possível porque quanto mais a equipe estiver ciente em que ela está trabalhando, menor é o tempo perdido com dúvidas e maior é a dedicação ao trabalho.
Planejar recursos
Todo bom planejamento precisa se atentar também à questão financeira e com plano de ação 5W2H não é diferente.
Nesse sentido, a pergunta “how much?” se refere exatamente ao financeiro. Saber quanto você tem disponível e quais ações precisam ser executadas faz com que o dinheiro seja melhor utilizado, evitando desperdícios ou alocação de recursos a mais em locais indevidos.
Assim, a empresa passa a ter mais confiança para começar a elaborar novos projetos e investimentos para o futuro da companhia.
Quando utilizar a metodologia 5w2h?
Você pode trabalhar a metodologia 5W2H no seu ambiente de trabalho cotidianamente para que ela se transforme em um método de trabalho natural entre você e os seus colegas de equipe.
Aqui vão alguns exemplos de quando você pode utilizar a ferramenta 5W2H em seu trabalho:
- Definição de um plano de ação: se você deseja criar um plano de ação para solucionar algum problema dentro da empresa, você pode utilizar a metodologia ágil em conjunto com outras ferramentas. Em conjunto, elas te ajudarão a encontrar o problema e desenvolver alternativas para solucioná-lo;
- Desenvolvimento de um planejamento estratégico: assim como você pode usar a 5W2H para solucionar problemas, você pode usá-la para desenvolver estratégias que atuem diretamente no crescimento da empresa.
Não tenha receio de utilizar a ferramenta 5W2H e de explorar as suas possibilidades. Afinal, a 5W2H é uma metodologia de fácil aplicação que ao ser bem aplicada traz benefícios e resultados notáveis.
Como desenvolver um plano de ação 5w2h?
Assim como a aplicação da metodologia, desenvolver um plano de ação a partir do modelo 5W2H é bem simples.
Analise a situação
Primeiramente, você precisa entender o que precisa ser feito. Por exemplo, o objetivo do trabalho em questão é a resolução de um problema ou a criação de um planejamento estratégico? Assim você pode repassar todas as informações com clareza e segurança para a sua equipe.
A partir disso, em conjunto, a equipe pode trabalhar para preencher a tabela do método 5W2H e já começar a criar consciência e proximidade com o trabalho.
Crie perguntas 5H2W adequadas
Após montar todo o plano de ação a partir da metodologia, você pode criar uma nova rodada das sete perguntas. Nela, a proposta pode ser para que os colaboradores respondam com os seus motivos a partir do que eles compreenderam.
Assim, você pode conhecer um pouco mais do ponto de vista de cada colega de equipe.
Responda cada uma das suas perguntas
Diante das novas respostas, o próximo passo é responder a cada uma com o propósito de sanar as dúvidas.
Execute o plano
Por fim, o último passo é colocar em prática o que foi planejado em equipe. Com toda a análise 5W2H concluída, fica mais fácil de implementar uma solução e acompanhar as métricas do seu plano.
Após um período de acompanhamento, você pode decidir se mantém o fluxo de ações que foi definido desde o início ou se é preciso fazer ajustes para que as coisas funcionem de uma forma melhor.
Exemplos práticos do uso de 5w2h
Agora que você já tem sabe o que é um plano de ação 5W2H e como montá-lo, vamos mostrar um exemplo de planejamento estratégico montado.
| O que deve ser feito? | Campanha de marketing para a divulgação da Faculdade XP Educação. |
| Por que? | A XP deseja transformar a educação com um método de ensino inovador. Para isso, a novidade da Faculdade XP precisa alcançar o maior número de pessoas. |
| Onde? | Em todas as plataformas digitais. Redes sociais, ADS em sites e anúncios no youtube. |
| Quando? | A partir do dia 15 de julho até o dia 15 de agosto. |
| Quem? | Setor de Marketing. |
| Como? | Blog posts, landing page, e-mail marketing, ADS para sites e artes para redes sociais. |
| Quanto custa? | R$3.000,00 |
Vale a pena aplicar o 5w2h em uma empresa?
Se você procura uma metodologia de gestão empresarial que lhe ajuda a solucionar problemas, montar planos de ação ou analisar metas da empresa, com certeza vale a pena.
A metodologia 5W2H é eficiente, simples e descomplicada. Rapidamente você e a sua equipe estarão acostumados a criar planejamentos estratégicos antes de uma nova ação. Logo, vocês também vão perceber no dia a dia os benefícios da aplicação desse método.
