É sempre importante contar com ferramentas que contribuam para que seus projetos sejam colocados em prática, não é verdade? Talvez você já tenha ouvido falar do diagrama de Gantt, mas não saiba do que ele trata.
A questão é que esse termo é muito utilizado pelas empresas e por equipes de grandes projetos já que se torna um passo essencial para a execução do mesmo.
Embora à primeira vista possa parecer complexo, seus princípios são de fácil entendimento. Neste artigo você vai entender o que é o diagrama de Gantt, qual a sua finalidade, como fazer um e onde utilizá-lo.
O que é diagrama de Gantt?
Criado pelo engenheiro americano Henry Gantt no início do século XX, o diagrama de Gantt é uma espécie de gráfico em barras horizontais comumente utilizado para representar o cronograma de projeto com suas tarefas e eventos.
Ou seja, uma ferramenta visual que as pessoas utilizam para controlar e gerenciar a execução de um projeto, uma vez que ele permite a listagem de tudo que precisa ser feito para se iniciar a prática, bem como dividir cada atividade e estimar o tempo de cada execução.
No início, o objetivo do do diagrama era organizar as etapas de um processo de produção. No entanto, com o passar do tempo a ideia foi adaptada e agregada pela área de gestão de projetos, principalmente aquelas que investem em metodologias ágeis, como o Scrum.
Qual a finalidade do gráfico de Gantt?
O diagrama de Gantt é feito em barras, sendo que cada uma delas representa uma tarefa específica do projeto, e o comprimento indica o tempo que foi estimado para a conclusão da tarefa.
Assim, tem como finalidade e vantagens:
- Ter um panorama geral do cronograma do projeto, pois permite toda uma visão que deixa a execução do projeto organizada;
- Otimizar tempo de execução das tarefas;
- Dividir as atividades atribuindo responsáveis para cada etapa pré-definida;
- Mostrar as relações entre as atividades de forma que exemplifica como cada uma depende da outra;
- Criar e gerir projetos mais complexos;
- Aprimorar a gestão de recursos da equipe, já que cada um terá a sua responsabilidade;
- Definir os prazos de entrega;
- Acompanhar e monitorar todo o andamento do processo.
Como fazer o diagrama de Gantt?
Assim como qualquer outro gráfico, o de Gantt é dividido pelos eixos vertical e horizontal, sendo o primeiro o que contém as atividades que precisam ser realizadas, e o horizontal é o tempo de início e término de cada uma dessas atividades.
A partir disso, para sua execução é importante seguir algumas etapas para funcionar adequadamente, sendo elas:
#1 Liste todas as atividades necessárias ao projeto
Esse é o primeiro passo ao se construir um diagrama de Gantt. Lembrando que as atividades genéricas devem ser quebradas em atividades menores para facilitar o acompanhamento de cada uma.
O objetivo aqui é focar em detalhar todas as atividades importantes para melhor divisão e administração.
#2 Identifique as relações entre elas
Isto é, já tendo as atividades listadas, é o momento de identificar quais dependem uma das outras, porque se assim forem devem ser agrupadas e feitas no mesmo tempo para minimizar erros.
Depois, coloque em ordem as atividades restantes, respeitando a sequência de execução de cada uma, desde que todas sejam colocadas no eixo vertical e uma abaixo das outras.
#3 Determine o prazo e os responsáveis
Já separada as atividades, é a hora de definir as prioridades, os prazos de execução de cada tarefa e quem serão os responsáveis.
Nesta etapa você deve colocar essas informações de forma sucinta no eixo horizontal.
#4 Sempre adapte o seu trabalho a partir do andamento
É inevitável que haja mudanças de planos, portanto é necessário que se modifique o trabalho à medida que os planos mudam.
Por isso, é importante contar com uma ferramenta que atenda a essas necessidades e sempre monitore tudo que está acontecendo na execução de cada responsável.
#5 Escolha um lugar para guardar o gráfico de Gantt
Você pode hospedá-lo em diversos lugares. O importante é pensar em um local acessível e que as informações ficam salvas, em um programa ou software, como o Excel, ao invés de um planejamento de post-its que pode se perder, ou o Jira, o Wrike ou o Pipefy.
Gráfico de Gantt no Excel
A primeira opção de execução é o Excel, pois você pode criar fórmulas e gráficos dinâmicos que podem automatizar o processo de atualização e cálculo de prazos de acordo com suas necessidades.
Confira alguns passos de como montá-lo na ferramenta:
- Passo 1: Monte um quadro com quatro colunas, inserindo em cada uma a legenda de “Atividade”, “Início”, “Duração” e “Término”. Depois acrescente quantas linhas forem necessárias e preencha com as informações;
- Passo 2: Clique em “Inserir”, em seguida no ícone de gráficos 2D, e selecione a opção “Barras Empilhadas”;
- Passo 3: Clique com o botão direito no gráfico e clique na opção “Selecionar Dados”, depois clique em “Adicionar”;
- Passo 4: Configure o gráfico analisando o intervalo de datas do início e término das atividades. Então, escreva em duas células uma data mínima, para começar o gráfico, e uma máxima, para terminar.
Essas são apenas algumas das principais etapas, mas apenas na prática e com o conhecimento da ferramenta você conseguirá desenvolver.
Onde utilizar o diagrama de Gantt?
Agora que você entendeu a parte conceitual e a execução, fica a dúvida de como e onde utilizar esse gráfico, certo? Confira as três principais situações mais comuns:
#1 Mapeamento de campanha de marketing
Por serem campanhas grandes e que demandam planejamento, colaboração e coordenação, o diagrama de Gantt se torna um facilitador, sendo o meio de definir e organizar todo o processo.
Assim, as pessoas da equipe sabem tanto quem é o responsável de que, quanto o que cada tarefa impacta na outra e a contribuição de cada uma para o objetivo principal.
#2 Definição de entregáveis para clientes
Com o diagrama as pessoas têm a possibilidade de acesso a um cronograma de todos os entregáveis e com todas as expectativas em relação aos prazos de cada tarefa.
Assim, com tudo planejado e monitorado, os clientes vão saber quando um item será entregue, e também quando se trabalhará nele.
#3 Planejamento de lançamento de produto
Outra campanha de grande necessidade de planejamento é a de lançamento de produtos. Por isso, com o gráfico de Gantt é possível mapear todo o planejamento, dividir as tarefas e ainda ser de fácil monitoração.
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