Dentro de uma empresa, independente do seu tamanho, os processos são os responsáveis por fazerem o trabalho acontecer. Por mais que a gente não perceba, toda tarefa segue um processo lógico para obter resultados.
A gestão de processos é um conjunto de práticas para otimizar o fluxo de trabalho e organizar as diversas atividades de uma empresa.
Claro que o desenvolvimento tecnológico trouxe benefícios também para essa área e hoje as ferramentas de gestão de processos são as grandes aliadas dos gestores organizacionais.
Se você quer saber mais sobre como funciona a gestão de processos no ambiente corporativo, continue lendo que iremos te explicar sobre essa prática.
O que é gestão de processos?
A gestão de processos é a maneira como uma empresa planeja, organiza, executa, gerencia, otimiza e mede os resultados das suas atividades – internas ou externas.
Essa gestão sistematiza e mapeia os fluxos de trabalhos, permitindo a busca pela melhoria contínua, já que os processos são previsíveis e podem ser melhorados.
Assim, é possível maximizar as tarefas, pois o mapeamento pode mostrar os gargalos e as lacunas que determinada tarefa tem na organização.
A gestão de processos auxilia empresas a tornarem as tarefas mais eficientes e produtivas. Essa disciplina de gestão também pode ser chamada de BPM, sigla em inglês para Business Process Management, ou Gerenciamento de Processos de Negócio.
Como o BPM funciona?
Praticamente toda atividade de uma empresa faz parte de um processo. Podemos definir processo como um conjunto de atividades que são desenvolvidas para chegar a um resultado. O objetivo é agregar valor, transformando as tarefas desde a sua entrada até a sua saída.
Nesse contexto, o BPM pode ser entendido como uma forma de organizar e sistematizar as etapas de um processo, agrupando as atividades de entrada, transformação e saída.
Essa junção tem uma visão horizontal e vai muito além da divisão departamental de uma empresa – vamos falar mais sobre esse olhar no tópico de Gestão por Processos.
Vamos utilizar um exemplo para deixar tudo mais claro. De forma simples, em uma empresa que desenvolve softwares, podemos definir o processo principal da seguinte maneira:
Nesse infográfico, podemos ter várias equipes que irão trabalhar na demanda. Por isso, utilizar a gestão de processos permite que todos os envolvidos tenham conhecimento das etapas e em como o seu trabalho impacta o desenvolvimento do resultado.
Claro que esse processo macro possui inúmeros subprocessos, mas podemos ver como o BPM pode organizar esses fluxos de trabalho de maneira que o objetivo seja claro para todos.
Etapas da gestão de processos
O ciclo de vida de um BPM segue algumas etapas, que são estabelecidas pelo CBOK, o Guia para Gerenciamento de Processos – Corpo Comum de Conhecimento da ABPMP.
1. Planejamento
Para iniciar uma gestão de processos, é necessário planejar como ela será realizada. Deve-se analisar todas as atividades da empresa, procurar por problemas, lacunas e gargalos.
2. Análise e Modelagem
Após a análise inicial, é preciso desenhar e descrever os fluxos de trabalho e mapear todas as etapas dos diversos processos da empresa. O mapeamento deve prever as melhorias que precisam ser feitas. Aqui teremos uma visão geral de todo o negócio.
3. Implantação
Nessa etapa, as atividades mapeadas serão testadas. São realizadas simulações e, com isso, teremos um fluxo de processos adequado às necessidades da empresa.
Aqui são definidos os objetivos e, ao final da etapa de testagem e provação, é possível saber se o modelo funcionou ou se ainda existe algum gargalo a ser ajustado com maior minuciosidade.
Essa fase é extremamente importante para avaliar se o que foi previsto se comporta de maneira adequada na prática.
4. Execução
Agora é a hora de executar o projeto em si. É nesse momento que entra em operação o sistema BPMS. Nessa etapa, também é necessário treinar as equipes para adequar as atividades dentro do novo modelo adotado.
Além da operação em si, é muito importante conscientizar os times da importância do BPM e em como ele pode ajudar no dia a dia de trabalho de todos.
5. Monitoramento
É hora de acompanhar a gestão de processos acontecendo no dia a dia, em meio ao ambiente da organização. Nem sempre os testes conseguem prever todas as variáveis que o mundo real traz. Para isso, deve-se utilizar as métricas e indicadores definidos na etapa de planejamento.
6. Melhorias
Como a rotina de uma empresa é algo vivo e dinâmico, é preciso pensar em como melhorar o processo ao longo do ciclo de vida do BPM. É aqui que entra o aprendizado e a busca pela melhoria contínua, sempre com o objetivo de otimizar os processos como um todo.
O diagrama abaixo reúne as 6 etapas cíclicas da gestão de processos:
Quais os benefícios?
Quanto mais complexa for a cadeia de valor de uma empresa, mais benefícios ela pode tirar da gestão de processos. Isso porque esse método permite aos gestores – e também às equipes que executam as tarefas – ter uma visão sistêmica das atividades da empresa.
Com isso, é possível ter um “desenho” de como as tarefas são realizadas nas diversas áreas, o que permite aperfeiçoar os processos e otimizar os recursos.
Entre os principais benefícios da gestão de processos, podemos destacar:
- Mais conhecimento do negócio, entendendo as lacunas e gargalos;
- Busca pela melhoria contínua;
- Ajuda na visão analítica e macro do negócio;
- Facilidade na mensuração dos resultados;
- Aumento da sinergia entre as equipes;
- Diminuição dos custos operacionais e redução das perdas;
- Otimização dos fluxos de trabalho, tornando o processo mais produtivo.
Essas são apenas algumas das vantagens em aplicar a gestão de processos no ambiente corporativo. Empresas de pequeno e médio porte, principalmente, podem tirar muito proveito desse modo de gestão.
O BPM permite estruturar e organizar os fluxos de trabalho, normalmente pouco estabelecidos nessas organizações. Já as grandes companhias podem manter suas estratégias alinhadas utilizando essa prática de gestão.
O que é BPMS?
Vimos como a gestão de processos funciona e quais os seus benefícios para uma empresa. Mas, como fazer essa gestão? É aí que entram as ferramentas, conhecidas como BPMS – Business Process Management System ou Sistema de Gestão de Processos de Negócio.
Estas são plataformas que automatizam a gestão de processos, tornando a sua administração mais inteligente.
Essas são algumas vantagens de usar uma ferramenta de BPM:
- Automatiza a gestão dos fluxos de trabalho, diminuindo os processo manuais;
- Concentra a gestão de dados em um sistema inteligente;
- Padroniza e diminui os erros durante a execução das tarefas;
- Cria uma visão sistêmica do workflow;
- Permite monitorar a eficiência e desempenho do trabalho e dos times.
A utilização de um sistema de BPM aumenta também a qualidade do trabalho e permite um maior controle das atividades pelos gestores das organizações.
Vamos imaginar um cenário para exemplificar o seu uso. Pense no setor de compras de uma empresa. Esse departamento recebe demandas de todas as áreas da companhia.
Ao utilizar um BPMS, todas as requisições podem ser feitas pela plataforma, de forma simples e prática. Quem solicita a compra de um item entra no sistema e abre um chamado.
A empresa pode definir qual item necessita ou não de aprovação por um superior. Essa definição é um ótimo exemplo de um fluxograma de processo. Se determinado item precisar da liberação de um gestor, ele pode aprovar de forma remota, pela plataforma.
Ou seja, ele não precisa estar presente na empresa para assinar um formulário liberando a compra, por exemplo.
Agora pense em quem recebe a requisição e é o responsável por fazer as compras. Se cada demanda chegasse via papel ou e-mail, ele teria que ter um esforço enorme para organizar as demandas, a depender do volume.
Logo, se tudo estiver dentro de uma plataforma de BPMS, todo o fluxo fica automático e minimiza possíveis erros e perdas durante esse processo.
Viu como um sistema de BPM pode otimizar o dia a dia de todos?
Gestão por processos x Gestão de processos
Ao longo do artigo, nos referimos a essa disciplina gerencial como gestão de processos. Mas as melhores práticas do mercado hoje tratam o BPM na visão de gestão por processos. Afinal, qual a diferença?
A gestão por processos pode ser entendida como uma evolução do método tradicional. Nessa abordagem, a gestão e a interação dos processos ultrapassa a tradicional divisão setorial das empresas – Comercial, TI, Marketing, RH, Administração, etc.
Os recursos organizacionais são direcionados de acordo com os processos e não com os departamentos. Ou seja, o modelo de gestão é centrado nos processos e não nas áreas que os executam.
Essa é uma visão mais moderna e horizontal, com o objetivo de integrar todas as áreas em prol do processo, por meio da estruturação de um modelo funcional de gestão.
Logo, a empresa que realiza a gestão por processos, necessariamente realiza gestão de processos. Mas uma empresa que faz a gestão de processos pode não fazer a gestão por processos, que é uma forma mais dinâmica, flexível e ágil de gerenciamento.
Por que estudar gestão de processos?
Vários estudos mostram como o BPM ajuda organizações a crescerem e acompanharem a transformação digital.
Já uma pesquisa global da consultoria McKinsey aponta a automatização no ambiente corporativo como a chave para o sucesso num mundo altamente competitivo. E um dos focos é justamente em pessoas. Por isso, se qualificar em BPM te permite acompanhar essa evolução do mercado.
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