Você já ouviu falar sobre o que seria o PMBOK e a sua importância para as empresas e carreiras?
De modo geral, ele é um guia para direcionar as organizações e equipes, a fim de implementar técnicas e práticas que maximizam os resultados, estando diretamente ligados ao desempenho da empresa.
Sendo assim, vamos contar tudo sobre esse método, suas áreas de conhecimentos, processos e como aplicá-lo em sua vida profissional.
O que é PMBOK?
O PMBOK é a sigla das palavras Project Management Body of Knowledge. Ele pode ser conceituado como um manual, ou ainda, um guia que contém todas as ferramentas, conceitos e técnicas da Gestão de Projetos.
Esse guia é baseado no ciclo de vida de um projeto, descrevendo as suas fases, ferramentas e técnicas, que podem ser aplicadas para maximizar os resultados da empresa. Tudo isso é realizado de forma estratégica.
Segundo a própria Gestão de Processos, para que um projeto aconteça são necessários vários recursos, os quais devem ser utilizados de forma efetiva.
Nesse sentido, a proposta do PMBOK é utilizar, de forma estratégica, todos os recursos, sejam eles financeiros, humanos, de tecnologia ou técnicos, sendo um avanço para o gerenciamento de projetos.
Qual a sua origem?
Primeiramente, é importante destacar que o Guia PMBOK é voltado para a área de Gerenciamento de Projetos, a qual teve os seus primeiros estudos e aplicações realizados nos anos de 1950 e 1960.
Nessa época, as grandes organizações estavam focadas em melhorar e transformar a administração em um compilado de conhecimentos, organizando-se em forma de disciplina.
Sendo assim, essa organização foi direcionada e realizada pelo Project Management Institute (PMI), que organizou a grande área da Gestão de Projetos e deu origem ao PMBOK.
Nesse sentido, a primeira publicação do guia foi realizada em 1996 e, ao longo do tempo, ele se tornou um grande parâmetro para as empresas e para os profissionais da área de projetos.
Como funciona o Guia PMBOK?
Antes de tudo, devemos compreender que o guia é um parâmetro para a inovação e para o gerenciamento efetivo de processos, e que deve ser adaptado à realidade e às necessidades da empresa.
Dessa forma, o PMBOK consiste no conjunto das melhores práticas, conceitos e ferramentas de gestão de projetos, dando um norte para as empresas que desejam ser mais efetivas e ter mais resultados.
Sendo assim, o guia divide a gestão de projetos em 5 grandes grupos, 10 áreas de conhecimento e 49 processos totais.
À primeira vista, pode parecer muita coisa, mas para facilitar o seu entendimento, trouxemos aqui todos os detalhes de cada aspecto citado anteriormente.
Quais as áreas de conhecimento abordadas pelo PMBOK?
Ao falarmos das áreas de conhecimento do PMBOK, é importante lembrarmos que estamos tratando de práticas voltadas para a Gestão de Projetos.
Por si só, um projeto é conceituado como um esforço, ou ainda, uma organização temporária focada em objetivos específicos, buscando a criação de um produto ou serviço, ou ainda, um resultado único e pré-definido.
De modo geral, o PMBOK trata de 10 áreas essenciais à Gestão de Projetos, sendo elas:
- Gerenciamento de integração: consiste no processo preparatório do projeto em si, tal como a sua execução e controle;
- Gerenciamento do escopo: está diretamente ligado ao produto, serviço ou resultado que será obtido;
- Gerenciamento de tempo: está relacionado com o planejamento das atividades e da execução do projeto em si;
- Gerenciamento de custos: ligado ao volume de recursos utilizados para que o projeto aconteça;
- Gerenciamento de qualidade: garante que tudo aquilo que foi planejado está sendo executado dentro dos parâmetros definidos, gerando a satisfação do cliente;
- Gerenciamento de aquisições de produtos ou serviços: essenciais ao desempenho do projeto;
- Gerenciamento de recursos humanos: são as pessoas que compõem a equipe de projetos;
- Gerenciamento de comunicação: diz respeito à todos os documentos, relatórios e informativos do projeto;
- Gerenciamento de riscos: ou de situações que podem afetar o projeto e sua execução;
- Gerenciamento de stakeholders: são os investidores, fornecedores, clientes, dentre outros.
Processos tratados pelo PMBOK
Após falarmos das áreas dos conhecimentos, vamos conhecer quais os processos trabalhados pelo PMBOK.
Inclusive, todas as áreas de conhecimento do PMBOK funcionam de forma sucessiva, onde uma complementa a outra, fazendo assim com que o projeto seja desenvolvido de forma assertiva e eficaz.
Contudo, para que esses processos sejam direcionados e executados, ele conta com 05 (cinco) grandes processos, os quais iremos tratar a seguir, tópico a tópico.
Iniciação
Quando falamos de projetos, é relevante lembrar que estamos lidando com mudanças ou novidades e, por isso, é necessário ter um ponto de partida.
Sendo assim, a primeira etapa é a área da iniciação, que consiste em criar os termos e condições do projeto, tal como a sua abertura, documentações necessárias ao desenvolvimento do projeto e identificação dos envolvidos.
Todos esses aspectos servem de base para o próximo passo, que é onde o projeto acontece em sua forma mais concreta.
Planejamento
A segunda área do conhecimento descrita pelo PMBOK é o planejamento.
Para a administração, o planejamento consiste em definir e descrever, em fases muito claras, tudo o que será realizado dentro de um determinado período de tempo.
No caso da Gestão de Projetos e o guia PMBOK, o planejamento consiste nas seguintes ações:
- Criar um plano de gerenciamento do projeto, definindo os envolvidos e participantes;
- Definir o escopo, que consiste na definição do que seria o projeto, seus objetivos, tempo de duração, dentre outros;
- Sequenciar as atividades e definir prazos realistas
- Estimar os custos detalhamento, a fim de que o projeto aconteça de forma efetiva;
- Definir orçamentos e custos;
- Planejar as comunicações;
- Definir os parâmetros de qualidade;
- Gerenciar os recursos humanos;
- Identificar os riscos do projeto em todos os seus aspectos;
- Planejar as aquisições.
Comumente a todas essas informações documentadas, é necessário criar uma espécie de relatório inicial do projeto, o qual será utilizado como parâmetro para o monitoramento do mesmo.
Execução
E claro, após todo o planejamento, é o momento de executar tudo o que foi idealizado, fazendo com que o projeto saia do papel, se torne real e traga benefícios para a organização.
Nessa fase do PMBOK, a palavra-chave principal é fazer, tornar realidade, implementar o que foi planejado.
Aqui, os processos principais serão os seguintes:
- Gerenciamento da execução do projeto em si;
- Mobilização e desenvolvimento da equipe;
- Distribuição e repasse das informações aos interessados do projeto;
- Condução das aquisições necessárias à execução dos processos.
Monitoramento e controle
Um dos questionamentos que podem surgir ao longo do projeto é: como saber se o meu projeto está sendo desempenhado de forma efetiva? A resposta é simples: por meio do monitoramento das fases do seu projeto.
Aqui, você irá perceber que tudo o que foi planejado e idealizado possui parâmetros, justamente para possibilitar o monitoramento e o controle dos processos.
Nesse sentido, o PMBOK traz de maneira muito clara como um projeto deve ter início, meio e fim, e quais indicadores devem existir para avaliar se o andamento está sendo executado da maneira correta.
As etapas aqui tratadas, em resumo, são:
- Monitoramento das atividades, a fim de identificar se elas estão sendo executadas conforme planejadas;
- Supervisão do cronograma, que é essencial para a efetividade e para o gerenciamento de custos;
- Controle de riscos;
- Indicadores de desempenho, a fim de garantir e certificar que o projeto foi executado com sucesso.
Encerramento
Por último, chegou o momento de encerrar o projeto, realizando um relatório final, desfazendo a sua equipe de projetos e atestando que o objetivo foi alcançado com êxito.
Normalmente, o encerramento conta com uma reunião acerca do projeto, seus feedbacks e avaliações e a construção de um relatório final, fechando o ciclo de vida do mesmo.
Colocando em prática
Falando da parte prática do PMBOK, você pode aplicá-lo em diversos tipos de projetos, ou ainda, ações temporárias que exigem o gerenciamento de tempo, recursos e pessoas, por exemplo.
Assim, você pode aplicá-lo em ações como o desenvolvimento de um site, implementação de um novo software, campanhas publicitárias, dentre outros.
Na vida profissional, é possível utilizar os conceitos do PMBOK para criar estratégias de desenvolvimento pessoal, portfólio para crescimento na carreira, entre outros aspectos, sempre voltados para a sua melhoria contínua.
A proposta aqui é que você crie um escopo das suas atividades, defina prazos e responsáveis, estabeleça parâmetros de medição e avalie se a atividade está sendo desempenhada de forma efetiva.
Independente do seu nicho de atuação ou porte da empresa, você pode utilizar os conceitos de gerenciamento e organização do PMBOK, construindo uma cultura voltada para a melhoria e gestão das atividades.
Afinal, o PMBOK é uma metodologia?
Um dos maiores questionamentos acerca do PMBOK é: ele é uma metodologia ou apenas um guia a ser seguido?
De modo geral, o PMBOK não pode ser entendido como uma metodologia, já que não possui abordagens diferentes para cada tipo de projeto.
Além disso, ele não propõe uma padronização dos projetos, apresentando modelos padronizados e documentos que são obrigatórios ao gerenciamento de projetos.
Todavia, o PMBOK é um guia que traz conceitos, ferramentas, aplicações e práticas que realmente funcionam, com o objetivo de melhorar a sua Gestão de Projetos.
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