As empresas necessitam de um setor específico que tenha conhecimento adequado sobre a disciplina BPM, propiciando melhor gestão sobre os processos e disseminação da metodologia em toda a organização.
O Escritório de Processos é o dono do gerenciamento de processos de negócio. Desempenha um papel fundamental na definição de prioridades e alocação de recursos para que a execução da estratégia e operação de rotina tenham maior organização e eficiência.
Assim, ele é capaz de promover um alinhamento otimizado entre a metodologia de trabalho de um negócio com as tendências e tecnologias que estão em alta no mercado.Com isso, tem um grande potencial para promover a transformação de um empreendimento, tornando-o mais valioso, maduro e adequado às metodologias e tecnologias em alta no mercado.
Nesse post, trazemos uma definição objetiva do setor, além de ressaltar sua importância e funções mais relevantes para uma empresa. Leia até o fim e confira como montar o escritório de processos no seu negócio com um roadmap completo.
O que é o escritório de processos (BPM Office)?
O Escritório de Processos, também conhecido como Process Management Office, é um comitê interno de uma empresa que tem como responsabilidade definir a estrutura e assegurar a aplicação do gerenciamento de processos de um negócio, conhecido pela sigla BPM.
A gestão de processos pode ser entendida como o conjunto de estratégias de gerenciamento que define as diretrizes, valores e organogramas aplicados na rotina empresarial. Desse modo, cabe a essa área fazer a ponte entre esse planejamento e o que é praticado no dia a dia.
Ele mapeia toda a jornada operacional de um negócio, garante sua visibilidade para todos os colaboradores e funcionários, monitora sua execução, analisa o desempenho obtido e gera transformação e valor para o empreendimento.
Qual a importância do escritório de processos e projetos para uma empresa?
A relevância do escritório de processos e projetos para uma empresa está na sua capacidade de promover uma rotina eficiente, segura e organizada, capaz de fazer o planejamento valer a pena e estimular o desempenho ideal para alcançar as metas estabelecidas.
O setor acompanha todas as etapas operacionais de um negócio, desde a sua estruturação até o monitoramento diário e a realização de melhorias quando preciso. De certo modo, ele é o grande responsável por transformar a atividade interna e garantir os melhores resultados.
Ele não só lidera como dá apoio às equipes, para que elas atuem de forma mais engajada, produtiva e consciente, o que pode ajudar a reduzir custos e riscos, além de aumentar a sua competitividade no mercado.
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Escritório de processos e suas funções: para que ele serve?
Participando ativamente da operação de uma empresa, o escritório de processos desempenha funções de destaque para definir e promover um alto padrão de qualidade interna, para que o fluxo operacional se mantenha no ritmo ideal.
Ao mesmo tempo, ele atua para gerar engajamento e identificação entre os colaboradores e os valores aplicados na gestão da organização. Assim, busca organizar a rotina, definir o melhor caminho e garantir que o destino esperado seja alcançado.
Conheça algumas das tarefas mais importantes para atingir alto nível de excelência nas ações do BPM. São elas:
1. Promover o alinhamento da operação com o planejamento estratégico
O escritório de processos pode gerar um melhor entendimento sobre como os processos podem ser alinhados com as diretrizes estratégicas da organização, promovendo processos mais eficientes e aumentando as chances de atingir as metas definidas para o projeto.
2. Estabelecer uma liderança clara para a organização
Com sua implantação, é possível designar um coordenador ou líder para o setor. Este coordenador terá não só a liderança sobre sua equipe, como será o canal de comunicação entre o BPM Office e todos os demais gestores que necessitam do seu suporte.
Ele também será o responsável por conduzir a definição de metodologias nas diversas áreas da empresa, para facilitar o acompanhamento de indicadores.
3. Capacitar profissionais especializados para o BPM
A equipe do escritório de processos deve permanecer dedicada exclusivamente às atividades relacionadas ao BPM, sendo que os analistas da área são especialistas e têm uma visão estratégica sobre o negócio.
Dessa maneira, visa promover as transformações relacionadas aos processos e alinhamento estratégico. Esses profissionais podem atuar como na análise, modelagem, desenho de processos e levantamento de requisitos caso seja necessário.
Com o trabalho dedicado ao gerenciamento dos processos, a equipe tem demanda por formações e competências específicas, o que serve para facilitar a busca por melhores soluções e trazer confiança aos demais setores internos.
4. Analisar e otimizar os processos e a gestão do dia a dia
Deve atuar na análise e otimização de um processo (tanto na transformação quanto na gestão do dia a dia), potencializando os recursos humanos, financeiros ou de infraestrutura, além de realizar o monitoramento do desempenho e identificar pontos críticos, desperdícios e falhas.
5. Garantir o suporte às áreas da organização
Com o conhecimento adquirido, o escritório de processos pode auxiliar os gestores na tomada de decisões importantes, por meio do mapeamento, análise, desenho e transformação de processos.
Além disso, pode assumir um papel mais consultivo promovendo padronização no entendimento da maneira como a gestão de processos é realizada dentro da organização.
7. Planejar o cumprimento de metas de médio e longo prazos
Com o gerenciamento dos processos (gestão de portfólio e priorização de processos), é possível planejar o alcance dos resultados para médio e longo prazo, promovendo mudança de paradigma e visão de futuro da organização.
8. Promover o retorno de investimento por meio de iniciativas de BPM
A boa gestão de processos proporciona a redução de custos, identifica e elimina gargalos, otimiza fluxos de informação e melhora a qualidade das entregas de cada processo de negócio.
9. Reduzir conflitos
Pode atuar intermediando as demandas entre as áreas envolvidas nos processos, centralizando decisões e fazendo as escolhas necessárias para o atendimento dos objetivos estratégicos da organização.
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Como montar um escritório de processos em uma empresa?
Considerando a importância e o possível impacto do setor para o BPM de um negócio, é relevante conhecer o roadmap para implantação do escritório de processos e projetos em uma organização.
Nesse caso, a jornada aplicada pode ser personalizada para a realidade de cada empresa. Contudo, podemos definir quatro etapas essenciais para sua implantação de forma eficiente e otimizada. São elas:
1. Planejamento estratégico
Para garantir o melhor aproveitamento, é essencial conhecer a infraestrutura que está disponível para a empresa. Dessa forma, a primeira etapa consiste em listar os recursos disponíveis, do investimento financeiro ao quadro de funcionários e suas habilidades.
Diante dessas informações, podemos projetar o alcance de uma estratégia de otimização, definir objetivos e antecipar conflitos que podem dificultar sua implementação.
O primeiro passo exige que a gestão faça um levantamento dos recursos disponíveis para o escritório de processos, assim como prever as estratégias que podem ser utilizadas pelo setor e em quais pontos pode haver resistência à sua implantação.
2. Implantação de cultura de gestão de processos
Com a base de processos definida, é hora de disseminar essa cultura para toda a empresa, ressaltando sua importância e estimulando os participantes a reconhecerem seu valor e potencial, o que facilita a adoção e execução das estratégias.
3. Definição de diretrizes, políticas e normas processuais
A jornada continua com a formalização das diretrizes, políticas e normas que irão gerenciar os processos internos de uma organização, definindo a metodologia aplicada para o BPM.
4. Capacitação e monitoramento de colaboradores
Os colaboradores precisam receber conhecimento e treinamento sobre os processos estabelecidos pelo BPM Office, visando aumentar a qualidade obtida com a sua aplicação.
Por que vale a pena aprender sobre escritórios de processos?
A grande vantagem do setor está na sua capacidade de definir um alto padrão de qualidade para os processos internos de uma empresa, além de indicar o melhor caminho para que ele seja atingido. Nesse caso, o escritório de processos torna a operação mais consistente e objetiva.
Ele ajuda a definir as melhores políticas para organizar o fluxo interno do negócio, ao mesmo tempo que monitora o impacto dessas diretrizes e promove ajustes sempre que for necessário.
Conhecer esses mecanismos e o que pode ser feito para que eles sejam mais eficientes e assertivos é essencial para evoluir uma operação, permitindo estimular os setores de uma empresa a atuarem de forma colaborativa, uniforme e otimizada.
De modo geral, a estruturação do escritório de processos faz parte da inovação na forma como se gerencia uma empresa, uma demanda que está em alta no mercado. Quem se especializa nessa transformação atinge um nível de destaque capaz de abrir muitas portas.
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